| Secteur activité |
Activités de santé et d’action sociale |
| Capacités liées à l'emploi |
DESCRIPTION DU POSTE
Le responsable de base représente ACTED dans la région Centre Nord vis à vis des autorités locales, des populations bénéficiaires et des autres acteurs clefs.
Le responsable de base est membre de l’équipe de management, il supervise directement les équipes support ainsi que les opérations au jour le jour et la sécurité dans la zone concernée.
CHAINE DE COMMANDE
Sous l’autorité de :
- Directeur pays
- Coordinateur de zone (s’il y a)
Ligne de Management:
- Chargé de finances zone
- Chargé de logistique zone
- Chargé de l’administration/RH zone
- Chargé de conformité transparence zone (s’il y a)
- Chargé de sécurité zone (s’il y a)
LIENS PROFESSIONNELS
Internes:
- Chefs de département niveau capitale pays
- Chefs de projet
Externes
- Autorités locales
- Partenaires nationaux et internationaux
(comprenant groups de travail et instances de coordination)
- Acteurs non gouvernementaux
OBJECTIFS
1. Assurer la représentation d’ACTED et construire des relations de partenariat positives dans la zone d’activité.
2. Faciliter la création d’un environnement de travail productif et porteur via la communication interne et la coordination au niveau de la zone.
3. Participer à l’effort d’une mise en œuvre de qualité et dans les délais des projets dans la zone d’opération
4. Anticiper et atténuer les risques en s’assurant que les opérations dans la zone sont en conformité avec les procédures financières, logistiques, RH, de transparence et de sécurité (FLATS) d’ACTED.
DEVOIRS ET RESPONSABILITES :
1. Réseau, Positionnement et représentation générale
a) Participer aux réunions des bailleurs (hors programme) au niveau de la zone et faire remonter les informations pertinentes au directeur pays et aux autres staffs concernés.
b) Etablir, maintenir et développer des relations de travail actives et régulières avec les autorités locales et là où nécessaire avec les acteurs non gouvernementaux, obtenir les autorisations et accords pour les activités d’ACTED au niveau de la zone.
c) Contribuer à l’élaboration du budget et s’assurer que les besoins financiers de la zone ont été pris en compte.
d) Promotion des organisations sœurs d’ACTED : Se tenir informé et contribuer aux initiatives et tendances globales d’ACTED, en particulier Impact (REACH, Agora) Convergences et Oxus
DEVOIRS ET RESPONSABILITES :
1. Réseau, Positionnement et représentation générale
a) Participer aux réunions des bailleurs (hors programme) au niveau de la zone et faire remonter les informations pertinentes au directeur pays et aux autres staffs concernés.
b) Etablir, maintenir et développer des relations de travail actives et régulières avec les autorités locales et là où nécessaire avec les acteurs non gouvernementaux, obtenir les autorisations et accords pour les activités d’ACTED au niveau de la zone.
c) Contribuer à l’élaboration du budget et s’assurer que les besoins financiers de la zone ont été pris en compte.
d) Promotion des organisations sœurs d’ACTED : Se tenir informé et contribuer aux initiatives et tendances globales d’ACTED, en particulier Impact (REACH, Agora) Convergences et Oxus
2. Management et coordination interne
2.1. Gestion d’équipe
a) S’assurer que tout le staff support de la zone comprend et est en capacité de remplir son rôle et ses responsabilités par rapport aux opérations dans la zone et en lien avec les départements du bureau capitale.
b) Promouvoir la cohésion, l’efficacité et le bien-être de l’équipe
c) Conseiller et soutenir l’équipe pour accroître ses compétences, développer son efficacité et sa performance et suivre la gestion des carrières
d) Gérer les conflits interpersonnels dans le staff au niveau de la zone
2.2. Coordination interne
a) Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif.
b) Assurer la mise en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED au niveau de la zone (WAEM, MAR, réunions FLATS, etc…)
3. Management FLATS
3.1. Gestion Finances
a) Contrôler le budget des projets au niveau de la zone pour éviter les dépassements et les sous-consommations
b) Assurer une prévision budgétaire précise et une gestion efficiente de la trésorerie.
c) S’assurer que les rapports financiers TITANIC de la zone sont précis et produits dans les délais
3.2. Gestion logistique et IT
a) Assurer les achats dans les temps en conformité avec les règles d’origine et de nationalité au niveau de la zone
b) Assurer une gestion de qualité de l’approvisionnement au niveau de la zone
c) Assurer une gestion appropriée des biens et renforcer la politique d’investissement
d) Assurer une gestion appropriée des stocks au niveau de la zone
e) Garantir un système IT approprié, avec une sauvegarde des données et des moyens de protection contre les logiciels malveillants
f) Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au sein de la zone
g) S’assurer que les rapports TITANIC logistiques sont précis et réalisés dans les temps.
3.3. Gestion administrative et RH
a) Assurer un recrutement transparent et dans les délais du staff national.
b) Adapter de façon proactive les structures des staffs en fonction des besoins et des résultats
c) Evaluer régulièrement la performance et suivre la gestion des carrières du staff au niveau de la zone
d) S’assurer que les rapports TITANIC RH sont précis et réalisés dans les délais
e) Assurer dans les délais les procédures de fin d’activité
3.4. Gestion transparence/conformité
a) Minimiser les risques de fraude et de corruption en s’assurant de l’adhésion aux procédures FLATS d’ACTED
b) S’assurer que l’équipe est informée de la politique « transparence » et des lanceurs d’alerte d’ACTED
3.5. Gestion sécurité
a) Analyser le contexte sécuritaire de la zone et en lien étroit avec le responsable pays sécurité, contribuer à la définition, l’analyse et l’évaluation des risques.
b) Collaborer avec les parties prenantes au niveau de la zone pour assurer l’accès et le soutien aux interventions
c) Traiter les risques sûreté et sécurité par la mise en œuvre des procédures standards opérationnelles définies pour la zone
d) S’assurer que les bureaux et les habitations sont en conformité avec les standards de sureté, sécurité et santé.
e) S’assurer que tout le staff adhère aux procédures de sécurité
f) S’assurer que les incidents en matière de sécurité sont rapidement remontés au bureau capitale
INDICATEURS CLEFS DE PERFORMANCE
• Taux de rétention des équipes nationales
• Tenue régulière de réunions de coordination interne (WAM, FLAT meeting) et remontée des rapports au directeur pays (MAR)
• Remontée régulière et dans les délais des rapports TITANIC de la zone
• Dossiers FLATS complets et envoyés au bureau capitale dans les délais
• % de dépenses inéligibles engagées au niveau de la zone et % d’évolution par rapport à l’année précédente
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| Connaissance en informatique |
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| Composition du dossier |
Procédures d’application
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et CV en format PDF avec la référence Responsable de base-Kaya à l’adresse suivante : Ouagadougou.administration@acted.org
Dépôt de candidatures accepté jusqu’au 24 Janvier 2020 à 17 heures.
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| Date limite de depôt des dossiers |
24/01/2020 |
