CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE(CSSI)

AVIS DE RECRUTEMENT

Dans le cadre de la prise en charge médicale des réfugiés maliens au Burkina Faso, le CENTRE DE SUPPORT EN SANTE INTERNATIONALE (CSSI) intervenant dans la prise en charge sanitaire des réfugiés à Dori et Djibo, Ouahigouya, Yako , Bobo-Dioulasso, Dédougou et Ouagadougou avec l’appui financier de UNHCR, recherche des dossiers de candidature pour le poste suivant :

• Poste : Un(e) (01) ASSISTANT(E) ADMINISTRATEUR(TRICE) ET FINANCIER(ERE)

1) GÉNÉRALITÉS

Lieu de recrutement: Dori exclusivement

Lieu de travail : Sous bureau/CSSI de Dori

Contrat : Contrat à durée déterminée de quatre (04) mois avec possibilité de renouvellement.

Horaire : 40 heures hebdomadaires. Le planning de l’horaire de travail pourra être modifié en cours

de contrat selon les impératifs de bon fonctionnement de CSSI

Position dans l’organigramme :

• Hiérarchiquement sous la responsabilité fonctionnelle Chef de Bureau CSSI/Sahel et Coordonnateur des programmes

• Fonctionnellement et techniquement sous la responsabilité de l’Administrateur gestionnaire, le Responsable des Ressources humaines et du Comptable du projet.

2) DESCRIPTION DE TACHES ET ACTIVITÉS

• L’Assistant(e) Administrateur(trice) et Financier(ère) aura pour principales tâches de :

Responsabilités générales en Ressources Humaines

• Réceptionne les dossiers des candidatures et facilite le processus de recrutement sur le côté administratif (fait des affiches, prend des rendez-vous…) ;
• Soumet les contrats de travail pour signature au personnel national (journaliers, CDDs) et en fait un suivi (liste de renouvellement, rappels d`évaluations pour les superviseurs, classement des documents signés…) en collaboration avec le Responsable des Ressources Humaines ;
• Fait un briefing administratif pour tout nouveau staff sur le règlement intérieur, le fonctionnement de la base et l’organisation CSSI ;
• Récupère tous les documents administratifs nécessaires pour un emploi, donne le matériel d`identification et fait signer tout document nécessaire ;
• Prépare tous les documents nécessaires à la fin d’un contrat et veille à ce que le matériel d`identification et les outils de travail soient rendus ;
• Tient à jour les listes des staffs (générale, congés, et autres…) ;
• Propose à son superviseur des améliorations à apporter dans l’organisation de l’administration et dans la relation avec le staff national ;
• Fait un suivi des présences de staff au sous bureau (Fiche des temps etc…) ;
• Établit les ordres de mission et en assure le suivi (ordres de mission entrants et sortants);

• Assure une homogénéité dans toutes les procédures d`administration de staff national et informe son superviseur en cas de problèmes ;

• Établit les fiches de paie des prestataires réfugiés et des Prestataires sur instruction de l’Administrateur-gestionnaire du Projet, les transmettre pour validation le 20 de chaque mois au Gestionnaire des ressources humaines ;
• Assure, en collaboration avec le Coordonnateur de programme, de bonnes relations avec les représentants locaux, les partenaires et le bailleur

Responsabilités générales en Finances

• Assure des procédures administratives saines, la gestion financière, le contrôle et le paiement de tous les frais de projet ; effectue un suivi minutieux des dépenses ; réalise des analyses de coûts pertinentes ;

• Contribue à la construction de budgets les plus exacts possibles pour la mission, tout au long du cycle budgétaire ; s’assure que les moyens sont pertinents et appropriés ; anticipe les changements et les défis à venir et planifie en conséquence.

• Assure le suivi des dépenses et en particulier sur les lignes budgétaires ;
• Assure la confidentialité de toutes les questions de trésorerie et finance de la mission ;
• S’assure que le classement et l’archivage de tous les documents comptables et financiers originaux sont bien organisés, et que les pièces sont facilement accessibles et identifiables à tout moment ;

• S’assure que l’argent liquide est géré correctement et en toute sécurité sur le site (dépôts, coffres et petites caisses, dépenses courantes, avances, transferts et paiements) ;
• Assure un prévisionnel précis et transmet une demande de trésorerie mensuelle ;  anticipe les dépenses à venir afin d’éviter toute pénurie de liquidités ; veille à ce que les transferts de fonds sur le terrain soient effectués en toute sécurité et en temps voulu ;
• Identifie toutes les possibilités pour limiter les flux d’argent liquide (maximise l’utilisation de chèques, encourage le paiement des fournisseurs au moyen de transferts bancaires, propose le paiement direct des grands fournisseurs par la Représentation, etc.) ;
• Complète et valide les suivis budgétaires mensuels ; s’assure que les explications sont pertinentes et reflètent une bonne analyse des écarts budgétaires ; signale rapidement les risques de dépassements.
• Préparer les documents comptables (fiches de perdiem, attestations de paiement etc.) ;
• Assurer le suivi quotidien du journal comptable de caisse en collaboration avec la Secrétaire-caissière ;
• Assure l’effectivité de procès-verbal de contrôles mensuels et inopinés.

Responsabilités générales en logistique

• Mettre en œuvre et respecter les étapes du processus d’achat : Réception, vérification et traitement des réquisitions (Vérifier si les articles sont suffisamment détaillés) ;
• Demande de cotations/analyse du marché : visite des fournisseurs, esprit critique sur les prix proposés, visualisation physique du matériel proposé ;
• Analyse de cotations argumentées et objectives ;
• Proposition argumentée de fournisseur à la logistique ;
• Rédaction des bons d’achat de commande ;
• Suivi des commandes ;
• Réception des commandes : contrôle de conformité (quantité/qualité/solidité) et réception du bon de livraison.
• Coordonne l’utilisation des véhicules de la mission et planifie les affectations sur approbation de la Logistique ;
• Met en place et assure la correcte utilisation des carnets de bord ;
• Assure le suivi des contrôles techniques, assurances et approvisionnement en carburant ;
• Forme les utilisateurs des radios HF et VHF et téléphones satellites (recevoir la formation s’il le faut).
•  Suit les entretiens périodiques des véhicules ;
•  Décide du mode de transport en fonction du budget alloué et de l’urgence de la situation ;
• Planifie les expéditions du matériel ou équipement ;
• Négocie et élabore les contrats avec les transporteurs locaux sur instruction de la logistique ;
• S’assure du bon conditionnement, et du bon chargement des biens transportés ;
• Prévoit la sécurité du matériel et des accompagnateurs lors des transports.
• Suit la procédure de maintenance du matériel informatique, procédure de sauvegarde et de préservation des données ;

Communication & Reporting

• Participe aux réunions de coordination ; partage le suivi budgétaire, les analyses et commentaires avec l’équipe de coordination ;
• Veille à ce que tous les rapports de la partie admin/finance soient toujours réalisés et envoyés à la Représentation dans les délais requis (fichiers électroniques et documents de la comptabilité mensuelle, suivis budgétaires, rapports trimestriels et annuels, budgets et révisions, etc.) ;
• Effectue et contrôle chaque trimestre l’application effective des « Fondamentaux Finance » ;
• Informe immédiatement la Représentation de tout problème ou question surgissant en cours de mission ;
• Rédige régulièrement des rapports sur la situation des RH dans le projet ;
• Rédige et transmet le rapport logistique mensuel à la logistique du Centre de Support en Santé Internationale le 5 de chaque mois.

Le travail de CSSI est caractérisé par une grande flexibilité ainsi que par une certaine mobilité, la discrétion et l’honnêteté. La liste des responsabilités peut être modifiée en fonction de l’évolution du programme.

3) QUALIFICATIONS DEMANDEES

Niveau d’étude

Bac +3 en finance comptabilité, administration des affaires ou un diplôme équivalent.

Expériences, capacités et qualités requises

Au plan technique

• Expérience pertinente d’au moins 02 ans en gestion comptable, financière et administrative,
• Maitrise des logiciels de comptabilité (TOM 2 Pro) bonne pratique de l’outil informatique (Excel, Word, Power point),
• Connaissance des procédures de gestion financière adaptées au pays et à la législation
• Compétences en logistique serait un atout.

Au plan organisationnel :

• Très bonne capacité à organiser et gérer les priorités ;
• Très grande autonomie et bonne capacité à remonter les informations ;

Au plan relationnel :

• Sens élevé du contact ; très bonne qualité d’écoute ;
• Très bonne présentation physique avec un comportement exemplaire ;

Au plan managérial :

• Forte capacité de mobilisation et d’animation des équipes ;
• Fort esprit d’initiative et sens élevé de la responsabilité.

NB :

Le CSSI applique une tolérance zéro pour toutes violences, abus ou exploitation des enfants et des adultes vulnérables commis par son propre personnel, par le personnel de ses partenaires ou tout autre personnel associé à l’Organisation. Selon la Politique PEAS du CSSI, les définitions suivantes sont utilisées :

Exploitation sexuelle : Le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique.

Abus sexuel : Atteinte physique réelle ou menace d’atteinte physique, de nature sexuelle, pouvant intervenir par la force, ou dans des situations d’inégalité, ou des conditions coercitives.

Le candidat présentera une auto-déclaration attestant qu’il n’a jamais fait l’objet de sanctions à la suite d’une enquête relative à une incidence d’Exploitation et Abus Sexuel (EAS), qu’il n’a jamais démissionné avant la fin d’une enquête ouverte à son encontre et qu’il n’a jamais refusé de coopérer dans le cadre d’une telle enquête. Une enquête pré-emploi sera effectuée auprès des anciens employeurs pour vérifier les antécédents en matière d’EAS.

Le CSSI est un employeur qui promeut l’égalité des chances et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste.

Aucun employé ou individu du CSSI n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelques natures que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs ou si vous êtes empêchés de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du Directeur Pays CSSI- BF.