OFFRE D’EMPLOI INTERNE/EXTERNE / ALLIANCE-ALIMA-KEOOGO-SOS MEDECIN BF/COO /10/04/2025

Un(e) MAGASINIER(E)

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

ALIMA travaille main dans la main avec ses partenaires.

Sa gouvernance repose sur des ONG locales qui font partie intégrante d’ALIMA.

Ces associations africaines détiennent l’expertise et proposent des réponses adaptées au contexte local ou régional.

ALIMA est présent au Burkina Faso depuis 2012 et travaille en partenariat / consortium avec deux ONG nationales : KEOOGO et SOS médecins-BF.

KEOOGO est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de KEOOGO est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

ALIMA mets en œuvre des projets de réponses d’urgences dans 4 régions au Burkina Faso à savoir la région du Nord (District sanitaire de Thiou, District sanitaire de Titao, District sanitaire de Ouahigouya et le Centre hospitalier Universitaire Régional de Ouahigouya), la région du Centre-Nord (District sanitaire de Barsalogho, de Tougouri, de Boulsa et de Kaya), la région du Sahel (Centre Hospitalier Régional de Boulsa) et dans la région du centre (District sanitaire de Sig-Noghin et Nongr-massom).

Ces principaux partenaires techniques et financiers au Burkina Faso sont ECHO/UE, BHA, CDCS, UNITAID, FBMG, UNICEF et OMS.

Le. La candidat.e s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;

Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent ou à l’adresse alert@alima.ngo      (NB : Toutes les candidatures envoyées à cette adresse email ne seront pas considérées).

LIEU D’AFFECTATION :  Ouagadougou

A pourvoir : Mai 2025

Contrat / durée : CDD de 06 mois renouvelables en fonction des financements

Niveau sur la grille salariale : 3

Publication de l’offre : les bases d’ALIMA, ONEF

RAISON D’ÊTRE

ENJEUX DU POSTE

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du projet médico-nutritionnel au Burkina Faso, la mission du Magasinier est d’apporter un support technique dans la gestion des stocks logistiques en coordination

Sous la supervision technique du Responsable Approvisionnement pays, le support attendu relève d’une bonne connaissance technique et maitrise des procédures de gestion des stocks, ainsi que les diverses conditions d’entreposage selon la nature des produits, l’analyse de la consommation des intrants et le calcul de leur seuil de commande.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Superviseur hiérarchique : Responsable Approvisionnement

Personnels sous sa responsabilité hiérarchique :  0

Il collabore et interagit avec : Toute l’équipe de la mission

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement. Par conséquent, ‌la‌ ‌vérification‌ sera‌ ‌nécessaire.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1. . GESTION DES INTRANTS

I.1_Consommables :

• Assurer la gestion des consommables selon leur nature et forme d’emballage, leur numéro de lot, leur dosage, leurs quantités unitaires de distribution, ainsi que leurs dates de péremption respectives
• Gérer les dates de péremption selon la technique de FEFO, FIFO et informer son superviseur à l’avance de la date d’expiration des produits.
• Assurer le suivi des malles bouffe sécu et stocks carburant
• • Assurer l’inventaire général tous les 3 mois, ainsi qu’un inventaire mensuel sur 20 articles les plus consommés et 20 articles des stocks dormants
  • Encoder régulièrement les données d’inventaire et des mouvements de stock dans l’outil électronique de gestion et en fait l’analyse
  • Veiller aux conditions de stockage des intrants conformément aux protocoles en place
  • Procéder à la mise en quarantaine des produits périmés et destinés à la destruction et/ou en voie de péremption, en accord son superviseur.

  I.2_Commandes et approvisionnement :

  • Calculer le seuil de commande de chaque article selon la consommation mensuelle définie par son superviseur
  • Anticiper le lancement des commandes des intrants afin d’éviter la rupture de stock de l’un ou l’autre article
  • Réceptionner les commandes internationales log et range les intrants par projet de destination
  • Recevoir et traiter les commandes coordo et unités de consommation tout en faisant le suivi du rythme de consommation afin de prévenir une éventuelle rupture de stock.
  • Préparer les commandes validées et les expédier aux projets
  • Veiller à ce que les aires d’expédition (par destination) soient clairement identifiées ; assurer le rangement des marchandises sur les étagères ou si nécessaire sur des palettes, de façon ordonnée, propre et facilement accessible (maniable).
  • Assurer l’emballage (en fonction du moyen de transport choisi), le pesage, l’étiquetage du fret (destination, numéro de colis, numéro de waybill, poids et moyen de transport) et l’attribution d’un numéro d’expédition à chaque paquet selon les instructions du référent technique.
  • Préparer le bon d’expédition, ainsi que la copie du document de fret pour tout envoi national et international, remplit le bon de livraison et envoie une copie au bureau le même jour.
  • Compléter au plus vite le bon de commande avec le numéro mentionné sur la waybill pour chaque article.
  • Suivre l’état d’avancement des commandes
  1. GESTION GENERALE DES STOCKS

   

  II.1_Procédures de gestion des stocks :

   

  • Veiller à ce que toutes les informations requises sont correctement et entièrement enregistrées sur les fiches de stock : numéro du lot, date d’expiration, date de réception ou de livraison, solde du stock (entrées/sorties), numéros de référence des documents de réception et de livraison ainsi que les indicateurs (Stock minimum, …).
  • Contrôler le nombre de paquets selon le cargo manifest, l’emballage, les boîtes et signaler tout problème (colis manquant, endommagé) au référent hiérarchique
  • Tenir régulièrement à jour tous les mouvements théoriques des stocks dans les outils électroniques de gestion
  • Etablir les PV de réception des mouvements d’entrée au stock
  • Effectuer tout mouvement de sortie de stock sur base des documents validés par la hiérarchie
  • Tenir systématiquement à jour les fiches de stock et fiches de pile à chaque mouvement
  • Produire systématiquement les PV d’inventaires physiques et les faire valider par tous les intervenants
  • Veiller sur la tenue des stocks minimum et de sécurité, et annoncer anticipativement par courrier électronique les risques de rupture de stock
  • Veiller sur les conditions de stockage en général et des produits thermosensibles en particulier
  • Veiller à la propreté et aux bonnes conditions de stockage, ainsi qu’à la gestion de l’espace par catégorie d’articles
  • Veiller au bon fonctionnement de tous les équipements contribuant à la bonne gestion des stocks (Réfrigérateurs, climatiseurs, générateurs, thermomètres, etc.)

  II.2_Documentation et respect des procédures :

   

  • S’assurer de la conformité, l’exactitude et la validation des documents accompagnants les biens à recevoir en stock avant toute entrée
  • S’assurer de la conformité, l’exactitude et la validation des bons de sortie des stocks par les personnes habilitées avant toute sortie
  • S’assurer de la validation pour accusé de réception par le destinataire de chaque bien sorti du stock
  • Compléter les lettres de transport conformes en qualité et en quantité des biens à expédier, et s’assure de la validation du transporteur pour accusé de réception sur les lettres de transport
  • S’assurer du retour des originaux des lettres de transport validées par le destinataire des biens expédiés
  • Etablir les certificats de donations et de prêts à faire avant exécution
  • Suivre la restitution ou la récupération des prêts ayant été exécutés entre ALIMA et les partenaires, et archiver toute la documentation y relative

  III. ANALYSE DES DONNEES/ REPORTING /ARCHIVAGE :

   

  • Collecter, vérifier et analyser les données mensuelles des rapports des unités de consommation en intrants
  • Renseigner toutes les données dans l’outil de gestion des stocks et analyser les rapports produits par l’outil avant de les transmettre à qui de droit
  • Rendre compte de l’état des lieux de l’ensemble des activités de gestion des stocks de son ressort dans les réunions hebdomadaires
  • Informer immédiatement ses supérieurs techniques et hiérarchiques de toute anomalie ou disfonctionnement remarquée en stock ou pendant les approvisionnements
  • Consolider les rapports de toutes les activités de gestion des stocks et les transmets dans les délais à qui de droit
  • Documenter tous les contrôles et supervisions effectués dans son domaine d’action, fait valider la documentation par les personnes impliquées
  • Renseigner les données requises dans les SITREP mensuels
  • Assurer l’archivage physique et électronique de toutes les données des stocks conformément aux règles et à l’arborescence d’archivage en place

   

  NB : Ce profil de poste est susceptible d’être modifié en fonction des besoins ou de l’évolution des activités.

  Niveau d’études :

  Diplôme de Technicien dans la gestion des stocks et approvisionnements

  Expériences professionnelles : 

  • Une expérience d’au moins de 2 ans en gestion des stocks dans un contexte humanitaire,
  • Une très bonne connaissance en informatique (Word, Excel, …),

   

  Compétences spécifiques :

  • Adhésion aux principes et charte de l’organisation ALIMA
  • Avoir une bonne capacité d’organisation et de planification
  • Avoir de bonnes capacités d’analyse des données et de rénovation
  • Être flexible et coopératif
  • Honnêteté et transparence
  • Gestion des situations de stress

   

  Langues :

  • La maitrise du français est indispensable
  • La connaissance d’une langue locale est un atout