ANNONCE RECRUTEMENT

SOLIDARITES INTERNATIONAL lance le recrutement en interne /et externe d’un(e) Agent conformité.

PRESENTATION DE L’ORGANISATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

Solidarités International (SI) est déterminé à prévenir et à combattre tout type d’abus – tout acte d’exploitation, d’abus et/ou de harcèlement sexuels (SEAH) à l’encontre des membres des communautés bénéficiaires ou de ses collaborateurs et collaboratrices, atteinte aux personnes et/ou aux biens, fraude, corruption, conflit d’intérêt non déclaré, financement d’activités portant atteinte aux droits de l’homme – qui pourrait être perpétré dans le cadre de ses interventions. SI applique une tolérance zéro à l’égard des actes de SEAH

Solidarités International est un employeur équitable qui combat toute forme de discrimination. SI ne demandera jamais une rétribution quelconque en vue de participer à un processus de recrutement.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du Responsable Conformité, risques et transparence, l’Agent Conformité a pour objectif de contribuer activement à la bonne gestion des archives du pays. Il participe à la vérification de l’exhaustivité et de la conformité des archives et contribue à la préparation des audits externes.  Il/Elle peut être amener à participer à des activités d’audits internes.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

AUDIT INTERNE

• Examiner niveau de conformité de la documentation existante avec l’appui de son supérieur hiérarchique ;
• Support aux exercices d’audits internes : revue de conformité de la documentation, comparaison de documentation, contrôle physique de la présence des biens, spot check des activités programmatiques, selon les requêtes de son supérieur hiérarchique et les spécificités des termes de références de l’audit interne.

AUDIT EXTERNE ET DUE DILIGENCE DE SOLIDARITES

• Rassembler les documents fournis par les départements audités et les préparer en vue de leur présentation aux auditeurs ;
• Avant tout audit externe, participer au pré-audit d’un échantillon de la documentation des dépenses.

PARTENAIRES DE MISE EN OEUVRE

• Sur demande de son supérieur hiérarchique, effectuer une revue des pièces justificatives d’un partenaire de mise en œuvre.

ARCHIVES

• Apporter un support aux départements dans la mise en place du processus d’archivage conforme aux procédures ;
• Organiser et classer les documents tout en participant à la mise en place d’un système de classement des documents physiques et numériques respectant les normes d’archivage ;

• Numériser les documents : Participer à la numérisation des documents physiques (rapports, contrats, lettres, etc.) et assurer leur indexation dans les bases de données ;
• Mettre à jour les bases de données d’archivage électronique en s’assurant que les documents électroniques sont bien classés et accessibles selon les normes définies ;
• Appuyer à la sécurisation des archives en prenant en compte leurs niveaux de sensibilité et les besoins d’accessibilité de celles-ci ainsi qu’en les protégeant d’éventuelles détériorations ou actes de malveillance ;
• Participer à la planification de la remontée des archives en accord avec les procédures de Solidarités et en prenant en compte les besoins liés aux audits externes ;
• En collaboration avec la logistique, préparer les archives mission et les listes d’envoi correspondantes pour un envoi régulier au Service Ethique et Audit Interne au siège, après validation par son supérieur hiérarchique.

PREVENTION ET GESTION DES ABUS

• Informer la hiérarchie de tout soupçon de violation du cadre éthique de Solidarités International.

NORMES ET BONNES PRATIQUES

• Participer à la diffusion, de la bonne compréhension et du respect des normes de Solidarités en lien avec la gestion des archives.

PROFIL RECHERCHE

Formation :

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 ou équivalent en archivistique, gestion documentaire, ou dans un domaine connexe.

Expérience :

• Minimum 2 ans d’expérience professionnelle en gestion documentaire et archivistique, idéalement dans une ONG internationale ou dans le secteur humanitaire ;
• Expérience avérée dans la numérisation, l’indexation et la gestion de documents électroniques ;
• Pratique démontrée de la recherche et de la collecte des pièces comptables, notamment dans le cadre d’audits financiers ;
• Expérience dans l’organisation et la structuration des archives physiques et numériques selon des normes spécifiques ;
• Familiarité avec les procédures des bailleurs de fonds en matière de documentation et d’archivage.

Compétences :

• Connaissances de base en comptabilité et gestion financière, utiles pour le traitement des documents comptables ;
• Bonne maîtrise du cadre réglementaire du Burkina Faso applicable à la gestion documentaire et aux archives ;
• Connaissance approfondie en archivistique et en gestion documentaire, incluant les bonnes pratiques de Conservation et d’accès à l’information ;
• Capacité à organiser, classer et archiver efficacement les documents physiques et numériques ;
• Bonne compréhension des exigences documentaires des bailleurs de fonds ;
• Haut niveau de confidentialité dans la manipulation des données sensibles.

Langues : Excellente maîtrise du français, la connaissance de l’anglais serait un atout

Informatique :

• La connaissance du pack office et des logiciels spécialisés en gestion documentaire, et en comptabilité
• Avoir une maitrise de l’utilisation des logiciels d’archivage tels que Docubase et NHF

Qualités requises :

• Planification et organisation
• Être autonome tout en travaillant en équipe
• Avoir un sens accru du détail
• Être curieux et proactif
• Être rigoureux(se), et très méthodique
• Sens de la confidentialité