Avis de recrutement
TITRE DU POSTE
Réf du poste: POOL STAGIAIRE LOGISTIQUE
CONCERN WORLDWIDE est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.
Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.
Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern au Burkina Faso,
| Nous cherchons | : | Un pool de Stagiaires Logistique |
| Lieu | : | Koupèla |
| Type de Contrat | : | Contrat de stage |
| Durée du contrat | : | 03 mois |
PRINCIPALES RESPONSABILITES : Promotion d’Hygiène, Santé Publique et Participation Communautaire
Sous la Supervision du Chargé Logistique & Achats, le/la stagiaire a pour rôle d’apporter un appui considérable au départemant Logistique.
DESCRIPTION DES TACHES
Responsabilité 1 Acquisition efficace de biens et services
Le/la stagiaire Logistique sera chargé (e) de (d’) :
| 1. En collaboration avec le chargé logistique et achat ; recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) de Koupela pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie
2. Sur proposition du chargé logistique et achat, mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern 3. Assurer la bonne compréhension de ce qui a été demandé, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demander des éclaircissements si nécessaires 4. Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et des prix et assurer qu’ils sont évalués par le technicien compétent 5. Développer un catalogue de prix pour les articles couramment utilisés en collaboration avec le chargé logistique et achat 6. Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d’approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit 7. Se familiariser avec et appliquer les politiques d’approvisionnement actuelles de Concern 8. Assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ; 9. Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d’achat avec les orientations du chargé logistique et achat 10. Apprendre à concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents 11. Etablir le PRF et monter les dossiers de paiement des fournisseurs de Koupéla en cas de besoin, les faire vérifier et signé par le chargé logistique et achat et les autres signataires avant toute transmission à la finance 12. Assurer la liaison avec le service des finances pour le paiement du fournisseur, comme demandé et nécessaire après validation du chargé logistique et achats |
Responsabilité 2 : Rapport et registre
| · Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
· Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs · Sous la supervision du chargé logistique et achat, s’assurer de la mise à jour du statut de l’approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking Sheet » ; · Produire le rapport mensuel et le soumettre au Chargé logistique et achat, pour revue et discussion. En collaboration avec le chargé logistique et achat, transmettre les offres réceptionnés pour la mise à jour d’une base de données / liste de fournisseurs potentiels. |
Il/elle sera également chargé (e) de (d’) :
Responsabilité 3 : Communication
Il/elle sera également chargé (e) de :
- Fournir un appui aux équipes logistiques de la base de Concern à Koupela
Transmettre les rapports logistiques de la base au chargé logistique et achat
- Participer à des échanges virtuels et présentiels de partage de compétences à l’intérieur de l’équipe.
Responsabilité 4 : Appuis à la gestion des transports
| · Assurer la compilation des demandes de transport pour s’assurer que les besoins en transport sont bien planifiés avec l’appui du chargé logistique & achat
· Suivre les mouvements de véhicules en communiquant avec les équipes de mission |
- Rappeler le respect des procédures de sécurité lors des mouvements des moyens roulants et déplacements du staff
Confidentialité
Il/elle doit :
- Contribuer à la non-divulgation de toute information, quelle qu’elle soit, acquise dans l’exercice de ses fonctions, concernant les pratiques et les activités de Concern Worldwide, à toute autre personne ou organisation sans autorisation, sauf dans le cadre de l’exécution normale des tâches susmentionnées.
- Contribuer à assurer la garde et la sécurité des données et des documents financiers à tout moment, notamment par un stockage sécurisé, un classement précis et complet et en limitant l’accès au bureau des finances au seul personnel autorisé.
- Veiller au strict respect des procédures financières et de la politique de lutte contre la fraude de Concern et rester dans les limites de ces politiques à tout moment.
Autres
- Respecter pleinement les engagements et les règles de la politique de protection des participants au programme Concern et du code de conduite (P4 et CdC), et veiller à ce que tout abus ou suspicion d’abus soit signalé et traité comme il se doit.
- Toute autre tâche convenue avec le responsable hiérarchique.
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
Le/la stagiaire logistique doit avoir :
- Un diplôme universitaire minimum d’une Licence en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées.
- Avoir des compétences basiques en informatiques et maîtrise du pack Office : MS Word, Excel, PowerPoint et utilisation de l’Internet Expérience de travail dans une ONG.
DESIRABLE
Formation, qualifications et expérience requises:
- Minimum 1 an d’expérience professionnelle confirmée dans le domaine des ressources humaines. L’expérience sur un poste similaire de préférence avec les ONG Internationales humanitaires est un atout.
- Capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés serait un atout.
- Prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives.
- Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français. L’anglais est souhaitable.
- Connaissance du secteur humanitaire serait un atout.
- Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines.
- Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps.
- Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité.
- Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail.
- Être considéré comme digne de confiance, honnête et fiable.
Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises:
Indispensables
Dynamique et organisé, Sens de l’initiative et force de propositions
Très bonne maîtrise du français parlé et écrit
Créatif (ve), Capacité d’adaptation, Réactif (ve)