OFFRE VISIBLE SUR LE SITE DE L’ONEF

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), FINANCES & RESSOURCES  HUMAINES

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

ALIMA travaille main dans la main avec ses partenaires. Sa gouvernance repose sur des ONG locales qui font partie intégrante de l’Alliance avec ALIMA. Ces associations africaines détiennent l’expertise et proposent des réponses adaptées au contexte local ou régional. ALIMA est présent au Burkina Faso depuis 2012 et travaille en partenariat/consortium avec deux ONG nationales : KEOOGO et SOS médecins-BF.

KEOOGO est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de KEOOGO est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.

SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.

ALIMA mets en œuvre des projets de réponses d’urgences dans 4 régions au Burkina Faso à savoir la région de Yaadga (District sanitaire de Titao, District sanitaire de Ouahigouya et le Centre hospitalier Universitaire Régional de Ouahigouya), la région des Koulsé (District sanitaire de Barsalogho, de Boulsa et de Kaya), la région du Liptako (DS de Dori et Gorom-Gorom), dans la région du Kadiogo (District sanitaire de Sig-Noghin, Nongr-Massom, Baskuy, Bogodogo, et Boulmiougou ), et la région du Nazinon (DS de Kombissiri) .Ces principaux partenaires techniques et financiers au Burkina Faso sont ECHO/UE, BHA, UNITAID, Fondation BMG, UNICEF et OMS.

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiaires et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse alert@alima.ngo (NB : Toutes les candidatures envoyées à cette adresse email ne seront pas considérées).

LIEU D’AFFECTATION : Gorom-Gorom, région du Sahel  (POSTE LOCAL).

A pourvoir : Décembre 2025

Contrat / durée : 06 Mois (renouvelable en fonction des financements disponible).

Niveau sur la grille salariale : 06

Publication de l’offre : les bases d’ALIMA, ONEF

RAISON D’ÊTRE

ENJEUX DU POSTE

Contexte et justifications

La stratégie d’intervention de l’alliance s’inscrit dans une logique d’appui aux districts sanitaires, via la formation du personnel et le renforcement de capacités des ECD pour une plus grande appropriation des activités médico-nutritionnelles de leur part et à terme une gestion autonome et de qualité dans la réduction de la mortalité et de morbidité particulièrement pour les cibles enfants et FEFA.

Les domaines d’intervention sont essentiellement : la santé infantile et néonatale, la Santé Sexuelle et Reproductive (SSR) y compris les VVS, la Santé mentale et soutien psychosocial, la surveillance épidémiologique/veille sanitaire et la réponse aux épidémies, la chirurgie et la couverture des besoins en santé des populations déplacés (Poste de santé avancé et Clinique mobile). La santé mentale, WASH/PCI dans les formations sanitaires et l’approche PB mère (dépistage précoce de la malnutrition aigüe au niveau communautaire sont intégrés dans toutes nos interventions.

L’Alliance est présente dans les régions du centre, centre sud, du centre nord, du Sahel et du nord avec des projets d’offre de soins médico-nutritionnels, d’urgences médicales et chirurgicales et renforcement de l’accès aux soins.

Les principaux bailleurs de fonds actuels sont ECHO, BHA, OMS, Bil et Melinda Gate, Sahel Regional Fund et la mise en œuvre se fait en étroite collaboration avec SOS Médecins BF et KEOOGO.  L’Alliance est organisée en un département opérationnel   qui est le département médical qui reçoit le support d’autres département parmi lesquels le Département Finance et le département ressources humaines. Ces derniers coordonnent la le suivi des activités financières, administratives et ressources humaines. Sur le terrain, ces deux départements sont représentés par un responsable Administration projet.

Sous la Responsabilité du Responsable Administration Projet, l’Assistant(e) Administratif(ve), Finances & RH est chargé.e d’assurer la gestion et l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie dans ODOO, déclaration CNSS, gestion des congés, classement des courriers), d’appuyer l’Administration dans la gestion financière et comptable ainsi que la mise en place les outils de gestion RH et financière.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Superviseur hiérarchique : Responsable Administration Projet

Personnels sous sa responsabilité hiérarchique : Il encadre et supervise l’agent d’entretien / Cuisinier

Il collabore et interagit avec : L’ensemble de l’équipe projet

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement. Par conséquent, ‌la‌ ‌vérification‌ sera‌ ‌nécessaire.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

1. Gestion administrative du personnel National

Suivi et mise à jour des dossiers du personnel

• Saisir des données dans la base de données de la GRH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH ;
• Garantir le bon suivi des documents non fournis ;
• Assurer le check liste Odoo ;
• Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal;
• Assurer la gestion et suivi des contrats et avenants afin de veiller aux renouvellements dans les délais ;
• Mettre à jour les dossiers de la CNSS et IUTS des employés pour répondre aux exigences et obligations réglementaires ;
• Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (affectations, réunions, etc.)

Suivi des congés

• Assurer la gestion et le suivi des soldes de congés non pris sur Odoo et effectue les régularisations à mener ;
• Enregistrer les congés sur Odoo ;
• Assurer le suivi des congés de circonstance et la transmission des pièces justificatives

Gestion de la paie

• Préparer la paie et enregistrer des demandes d’avance (recueil des plannings mensuels de travail auprès des superviseurs et responsables) ;
• En fin de contrat, établit les soldes de tout compte, et fournit tous les éléments nécessaires au salarié (certificat de travail, bulletin…) ;
• Régulariser la paie avec les documents nécessaires ;
• Transmet la sauvegarde de la paie (Odoo) à l’Administrateur projet pour validation, impression des bulletins et clôture ;
• Contrôler et vérifier la prise en compte des heures supplémentaires dans les salaires ;

2. Comptabilité

• Classer les pièces comptables selon la procédure mise en place ;
• Saisir les pièces comptables dans saga ;
• Assurer la bonne affectation des dépenses auprès le Responsable Administration Projet ;
• Clôturer la comptabilité mensuelle et l’envoie au Responsable Administration Projet ;
• Traiter les paiements aux fournisseurs et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Responsable Administration Projet ;
• Effectuer toutes les tâches et activités comptables, afin d’assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.

3. Gestion de la trésorerie

• Vérifier la conformité des pièces comptables selon les procédures mises en place ;
• Assurer la gestion de la caisse (suivi des avances, inventaires physiques et rapprochements…) ;
• Effectuer le paiement par les moyens les plus adéquats (espèces, chèques, virements) et s’assurer qu’ils sont réceptionnés par le destinataire (tampon, signature…) ;
• Tenir quotidiennement le cahier de caisse ;
• Signaler à son responsable toute différence de caisse ;
• Réaliser l’inventaire hebdomadaire avec le Responsable Administration Projet ;
• Planifier ses demandes de liquidités en fonction des besoins et en fait la demande au Responsable Administration Projet ;
• Procéder au paiement des fournisseurs dans les délais ainsi que des journaliers en s’assurant que toutes les signatures sont correctes ;
• Réaliser l’inventaire de fin de mois avec le Responsable Administration Projet ou avec le Coordinateur projet en cas d’indisponibilité du Responsable Administration Projet ;
• Toute sortie de trésorerie doit au préalable être validée par le Responsable Administration Projet.

4. Archivage

• Tenir à jour, de façon organisée et logique l’archivage administratif, comptable et RH et des courriers de toute la base (classement des lettres arrivées et départs, courriers, rapports, documents légaux, CNSS…) ;
• Assurer l’envoie des courriers du projet et la réception des courriers adressés à la base ;
• Assurer les impressions et copies des documents RH ;
• Assurer toutes tâches administratives et autres tâches de Secrétariat de toute la base.

NB : Ce profil de poste est susceptible d’être modifié en fonction des besoins ou de l’évolution du projet.

Niveau d’études :

Diplôme d’études supérieures en administration, en gestion financière et/ou en gestion des ressources humaines souhaité

Expériences professionnelles : 

• Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire
• Expérience de travail dans une ONG internationale serait un atout

Compétences spécifiques :

• Bonnes connaissances de l’outil informatique (pack office).
• Bonne connaissance du logiciel Saga
• Capacité d’analyse, d’organisation et d’écoute
• Rigueur, autonomie et curiosité, flexibilité et gestion du stress
• Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels
• Compréhension et adhésion aux valeurs et à la mission d’ALIMA

Langues :

• La maîtrise du français est indispensable
• La connaissance d’une langue locale sera un atout

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 23/11/2025 à 17H00.

Nous rappelons à tous les candidats que le processus de recrutement est équitable, transparent et gratuit. Aucun paiement n’est demandé à aucun stade du processus de recrutement.

Le Coordinateur Projet SAHEL