L’Administrateur/ logistique travaille sous la responsabilité directe du Coordinateur Administratif. Il travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe.

TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION

1. RESPONSABILITES/MISSIONS : PARTIE ADMINISTRATION, FINANCE ET RESSOURCES HUMAINES

1. COMPTABILITE ET FINANCE

• Responsable de la qualité des écritures comptables dans les journaux d’Achat, de caisses et de banques à l’occasion (Fichiers Imports ERP).
• Responsable de l’enregistrement de l’ensemble de la codification analytique des dépenses de sa base.
• Effectuer la clôture mensuelle de la comptabilité de la base de Banfora
• Assurer le traitement des feedback siège
• Participer à la clôture comptable semestrielle et annuelle
• Participer à la préparation de l’audit et contrôle interne (Vérifier la présence et la qualité des justificatives des dépenses, au besoin établir un tableau des risques)

2. TRESORERIE

• Assurer la gestion de trésorerie de la base de Banfora (approvisionnement, comptage)
• Assurer la gestion des avances (avances opérationnelles, avance sur salaire,)

3. ADMINISTRATION

• Assurer le suivi des acomptes sur salaire de la base
• Assurer le suivi des contrats fournisseurs et de travail de la base
• Assurer le suivi des présences de l’ensemble du staff de la base (congé, maladie, événements familiaux, mission,)
• Collecter les documents constituants les dossiers RH de chaque personnel recruté au niveau de la base et les faire parvenir au niveau de la coordination de Ouagadougou.
• Assurer les impressions, les copies, scans des courriers et des documents administratifs de la base de Banfora
• Assurer l’archivage de tous les documents administratifs de la base de Banfora (contrats, conventions de partenariat, courriers, dossiers du personnel, et autres …).
• Préparer les Ordres de Missions lors des déplacements des personnels
• Gérer la diffusion des notes de services et notes d’informations auprès des concernées, en assurer le classement

4. COMMUNICATION

• Garantir la bonne circulation et la remontée des informations administratives entre les salariés de la Base, et la Coordination de Ouagadougou.

5. RESSOURCES HUMAINES

• Personne d’appui et de référence dans le recrutement de sa base.
• Responsable du suivi de présence au travail du personnel de sa base.
• Responsable du suivi des congés (centralisation) du personnel de sa base.
• Responsable de la supervision directe de l’agent d’entretien

1. RESPONSABILITES/MISSIONS : PARTIE LOGISTIQUE

1. Structuration de la logistique

Aide à la mise en place et au maintien opérationnel du volet logistique de la base (Structure de la logistique base ; Chaîne d’approvisionnement ; achat ; parc autos et motos transport ; Stock ; équipements ; communication, Analyses statistiques et élaboration de rapports écrits ; Ressources humaines)

2. Chaîne d’approvisionnement

• Veiller à l’approvisionnement en temps et en heure de la base
• Aide à développer l’intelligence économique et logistique des zones d’interventions (principaux acteurs économiques disponibles ; approche « cash » ; principaux acteurs logistiques ; etc.)
• Aide à la planification des achat annuels de la base
• Aide à la prospection de nouveaux fournisseurs locaux

3. Gestion des achats et relation avec les fournisseurs :

• Gère les achats liés au fonctionnement de la base dans le respect des procédures d’achat du SIF
• S’assurer de la bonne réception des commandes, du classement et de l’archivage des bordereaux de transport (waybills)
• Suivre en temps réel l’avancé de réalisation des achats et tient à jour le tableau de suivi des achats
• Réalise des demandes de devis / cotations / pro-forma en respectant scrupuleusement les règles et procédures d’achat /prestation SIF
• Propose des alternatives aux produits commandés en cas de non disponibilité
• Veille à la bonne livraison des fournitures et du matériel à son destinataire (interne) après vérification de la qualité et de la quantité (le Logisticien est responsable de la qualité du matériel qu’il achète et de son adéquation avec les besoins spécifiés par le demandeur.)
• Vérifier que les documents d’achat (pro-forma, factures, reçus, devis) soient correctement remplis et comportent toutes les informations légales définies par le Code de Commerce.
• Veille en permanence à trouver le meilleur rapport qualité/prix et recommande les meilleurs achats
• Respecter la charte éthique des achats SIF en annexe de cette description de poste
• Fait un résumé quotidien de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose un problème ou retard. Pendant toute la procédure, tient au courant les coordinateurs Administratif et logistique des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail

4. Stocks et immobilisations :

• Veille à la bonne utilisation, entretien ou réparation des matériels du stock
• Assure la réception du matériel d’immobilisation, son suivi régulier, la maintenance et les réparations
• Organise, effectue et supervise les inventaires hebdomadaires, mensuels de stock
• Tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF
• Veille au rangement et à la propreté des aires de stockage
• Prépare les commandes
• Elabore les demandes (BCI) pour l’approvisionnement des stocks
• Responsable de la gestion quotidienne et la réconciliation du stock (entrées /sorties)
• Assurer la mise en place du système de gestions des stocks
• Assurer le bon arrangement des stocks dans le dépôt
• Assurer la propreté de l’entrepôt et le contrôle des souricières

5. Gestion des Equipements

• Aide à l’application des règles et au respect des procédures de gestion des équipements
• Mise en place de procédures techniques et opérationnelles concernant les équipements.
• Gère l’inventaire des équipements et le tableau d’état de parc.
• Assurer la responsabilisation des équipements attribués au staff (signature de fiche d’attribution).
• Assurer la gestion des équipements dans le strict respect des règles et des procédures de SIF.
• Veille à l’archivage de tous les documents de gestion des équipements.

6. Transports & véhicules :

• Etablit les lettres de route (way bill) lors des transports de marchandises par le véhicule
• S’assure de la conformité et de la disponibilité des documents (assurances, cartes grises, permis des conducteurs) ; du matériel roulant (motos/véhicules) et du bon remplissage des logbook
• En collaboration avec les conducteurs, s’assure du bon état des motos, ainsi que de la présence des outils et équipements.
• Organiser les déplacements de manière à être le plus efficace et économe en carburant et élabore hebdomadairement le planning de déplacement du matériel roulant
• Rempli les outils de suivi et assure l’analyse : consommation par kilomètre, amortissement
• Est responsable et s’assure que le matériel roulant est en bon état de marche, s’assure du respect des entretiens périodiques et des réparations de qualités (évaluation des garages, contractualisation avec un garage,)

7. Technologies de l’Information (IT)

• Veille au bon fonctionnement des équipements (mise à jour, antivirus, etc.)
• Aide le Coordinateur Logistique au dimensionnement du parc informatique et à la maintenance.
• Assure la gestion du parc informatique, dans le respect de la charte informatique.

8. Gestion des locaux :

• Effectue tous les mois le « tour log » pour suivi des installations de la base (plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité, mobilier, etc.) afin de détecter les éventuelles réparations
• Planifie, sous contrôle du responsable hiérarchique, les réparations
• Assure la supervision de toutes les habitations et des bureaux de la base.
• Approvisionne les habitations et les bureaux en eau, carburant, électricité, en produit d’entretien et en consommables.
• Prépare les Bon de commande Interne pour le paiement des factures (Eau, Electricité, connexion internet, Eau, recharge des gaz etc.
• Assure la maintenance et le suivi (ordinateurs ; groupe électrogène ; entretien climatiseurs, équipements, plomberie, électricité etc.).
• Est en charge de la supervision des travaux d’amélioration ou de réparation des bureaux et habitations.
• Assure le suivi des contrats de locations et des assurances,

9. Sécurité

• Soutient l’Assistant sécu pour la mise en œuvre des moyens de Sécurité pour les équipes et les locaux
• S’assure de la conformité des équipements de sécurité au niveau de la base selon les standards sécuritaires de l’organisation.
• (Serrures, portes et fenêtres,)
• Assurer une veille sécuritaire au niveau de sa zone et transmet à l’assistant sécu toutes les informations liées à la sécurité
• S’assurer que les gardiens maîtrisent les procédures de sécurité en cas d’incident
• Veillez au bien-être professionnel de ses collaborateurs et au respect des règles de prévention, Sécurité, Santé au Travail (SST)
• Il/elle veille à ce que les bâtiments de SFI soient équipés d’extincteurs en nombre suffisant et que les visites techniques des extincteurs soient respectées.
• Il/elle veille à ce que les kits de premiers secours soient présents et complets dans l’ensemble des locaux de la mission et des véhicules.
• En support au coordinateur logistique, il/elle veille à assurer la bonne compréhension des règles sécuritaires au niveau de l’ensemble du staff de la base et le cas échéant participe à des séances de remise à niveau.

10. Ressources humaines :

• Il est responsable de la supervision directe des gardiens et agents d’entretien.
• Réaliser avec l’assistant sécu l’évaluation annuelle des gardiens
• Réaliser l’évaluation annuelle des agents d’entretiens
• S’assure du suivi de la présence et de la ponctualité des employés relevant de sa hiérarchie et signale toute irrégularité (absence ou retard)
• En cas d’embauche, faire la remontée d’information et le suivi des journaliers le cas échéant, avec l’accord du coordinateur Administratif/Coordinateur Logistique ou toute autre personne désignée. Tenir à jour la feuille de présence des journaliers et la remettre à l’administration.
• Assure une réunion mensuelle (avec compte rendu) des gardiens et agents d’entretien

• Reporting
• Préparer tous les documents comptables et logistique à envoyer à Ouagadougou à la fin de chaque mois (les copies des journaux comptables signés, les fichiers imports ERP de la clôture de la comptabilité, le pack de clôture mensuel, le scan des pièces comptables, les copies des inventaires de caisse et banques signés, le suivi logistique de son Parc véhicule, Stock ; TSA ; EDP ; Base de données fournisseurs ; plan d’achat).
• Rédiger un rapport d’activités mensuel et l’envoyer à son responsable hiérarchique.

La liste des tâches n’est ni exhaustive, ni limitative et est évolutive.

Le SIF étant une association avec des moyens limités, la polyvalence et la flexibilité sont nécessaires afin de pallier toute difficulté temporaire et exceptionnelle. La direction peut ainsi demander à tout salarié d’exécuter des tâches en dehors du présent cahier des charges et correspondant à votre qualification ou d’être disponible pendant les périodes des campagnes, en dehors des horaires et/ou jours ouvrables du contrat de travail, dans le respect de la législation en vigueur. 

SAVOIR/CONNAISSANCES

• Diplôme de Bac+ 3/4 en comptabilité, Finance, logistique ou diplôme équivalent.
• Avoir une expérience professionnelle similaire de 3 ans minimum, dont au moins 1 ans au service d’une Organisation Non Gouvernementale (références à fournir).
• Maitrise de la comptabilité et des procédures comptables, de préférence dans les domaines humanitaires au sein d’une ONG.
• Expérience en gestion administrative et logistique ;
• Expérience en gestion administrative et RH
• Maîtrise du français et bonne communication verbale
• Connaissance de l’outil informatique (Word, EXCEL, WINDOWS).
• Connaissance d’un logiciel comptable de préférence un ERP

SAVOIR-FAIRE COMPETENCES

• Gestion financière et comptable
• Gestion administrative et Ressources Humaines
• Capacité rédactionnelle de qualité
• Bonne capacité d’organisation et de planification.
• Gestion Logistique
• Chaine d’approvisionnement
• Gestion parc auto
• Gestion stock

SAVOIR-ETRE 

• Bonne capacité d’organisation et flexibilité ;
• Très bonne capacité de communication ;
• Sens de la confidentialité, Ponctualité, de rigueur et d’honnêteté ;
• Capacité à travailler en équipe,
• Très grande autonomie, souplesse, curiosité et adaptation ;
• Capacité à travailler à vivre dans le milieu
• Respect des politiques institutionnelles de l’organisation à savoir :
  • La politique de Sauvegarde de l’Enfant (PSE)
  • Le code de conduite ;
  • Le Code relatif au conflit d’intérêts ;
  • La procédure d’alerte

Le SIF s’engage à respecter le principe humanitaire du « Do no harm » et veille à ce que la sécurité des enfants soit une considération primordiale dans toutes ses activités. Le SIF applique une Politique de Sauvegarde de l’enfance (PSE) au siège et sur les missions. Ainsi, nous faisons tout notre possible pour que seules les personnes aptes à travailler avec des personnes vulnérables, et notamment des enfants, rejoignent notre organisation. Ce poste est soumis à une série de contrôles, notamment la vérification du casier judiciaire ainsi qu’une prise de références professionnelles. Nous avons une tolérance zéro pour les pratiques préjudiciables aux personnes vulnérables, y compris aux enfants, et nous prendrons au sérieux toute allégation ou signalement de maltraitance d’enfant. 

LIEU / ZONE GEOGRAPHIQUE / TEMPS DE TRAVAIL

Poste situé à Banfora

Déplacements fréquents sur les zones d’interventions ciblées en fonction du contexte sécuritaire