Avis de recrutement interne & externe

TITRE DU POSTE :

 AGENT LOGISTIQUE

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern au Burkina Faso,

Mission principale :

Sous la supervision et rapportant du Chargé(e) logistique, l’Agent(e) Logistique sera responsable de l’appui dans la gestion efficace des fonctions de logistique dans le bureau de Koupéla conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide Burkina Faso.

Responsabilité 1 : Acquisition efficace de biens et services

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) de Koupela pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie ;
2. Établir et mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres, la préparation des contrats en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern ;
3. S’assurer de la bonne compréhension de ce qui a été demandé, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demander des éclaircissements si nécessaires ;
4. Prendre des mesures appropriées concernant toutes les questions d’approvisionnement, y compris décider de la meilleure méthode pour acheter les biens et services ;
5. Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et assurer qu’ils sont évalués par le technicien compétent ;
6. Revoir régulièrement la performance du fournisseur et mettre à jour le formulaire d’évaluation du fournisseur ;
7. En consultation avec le chargé logistique, assurer que les plaintes des fournisseurs sont résolues conformément aux politiques et procédures de Concern et aux mécanismes de réponse aux plaintes ;
8. Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d’approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit ;
9. Être familier avec et appliquer les politiques d’approvisionnement actuelles de Concern ;
10. S’assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ;
11. Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d’achat ;
12. Concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents ;
13. Etablir le PRF et monter les dossiers de paiement des fournisseurs de Koupela et Ouagadougou en cas de besoin, les faire vérifier et signé par le chargé logistique et les autres signataires avant toute transmission à la finance ;
14. S’assurer que les fournisseurs sont payés selon le contrat et selon les procédures de Concern ;
15. S’assurer la liaison avec le service de finance pour les paiements du fournisseur comme demande et nécessaire dans un délai opportun ;
16. Appuyer la gestion pour les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
17. Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs ;
18. S’assurer de la mise à jour du statut de l’approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « Procurement Tracker » ;
19. Produire le rapport mensuel et le soumettre au Chargé logistique, pour revue et discussion ;
20. établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels.

Responsabilité 3 : Gestions des magasins et des stocks

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Contrôler et enregistrer soigneusement les entrées et sorties des stocks ;
2. Contresigne le bordereau de livraison du fournisseur et ce dernier contresigne le bordereau de réception (GRN) ;
3. Signer et faire signer le bordereau d’expédition (GDN) par le transporteur à chacune des sorties de stock et de l’entrepôt ;
4. Réceptionner, enregistrement et dispatching des biens suivant les procédures de Concern;
5. Informer le chargé (e) des stocks alertes suivant les consommations effectuées ;
6. Vérifier les dates d’expiration de tous les produits périssables et en proposer une utilisation rapide pour éviter les pertes inutiles ;
7. Superviser les chargements et déchargements des véhicules et des cargos, le travail des manutentionnaires et même des gardiens attachés à l’entrepôt ;
8. Maintenir une documentation claire et à jour de tous les items se trouvant dans les dépôts ;
9. Maintenir et mettre à jour les documents de gestion de stock (GDN, GRN, Stock cards) ;
10. S’assurer que les stocks sont gérés conformément aux Procédures en vigueur au sein de Concern Burkina Faso ;
11. Fournir les rapports mensuels au chargé logistique sur l’utilisation des stocks (sorties, des entrées, pertes,etc…).

Responsabilité 4 : Supervision et gestion des chauffeurs

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Gérer la planification du programme des chauffeurs en suivant la couverture des absences des agents ;
2. Gérer et superviser l’équipe sous votre responsabilité et veiller à ce qu’elle ait des objectifs clairement définis (PDR) et que ses performances soient documentées ;
3. Veillez à ce que le personnel sous votre responsabilité dispose du soutien et des outils nécessaires pour s’acquitter de ses tâches et responsabilité ;
4. S’assurer que les chauffeurs/conducteurs appliquent et se conforment aux normes et politiques de Concern en rapport avec les véhicules et motos (SOP mouvements, politique de conduite des motos, politique d’utilisation des véhicules) ;
5. Assurer la préparation des paiements de leurs éventuelles prestations ;
6. Préparer le planning mensuel des chauffeurs (horaire de roulement) et le soumet au chargé logistique pour vérification et approbation ;
7. S’assurer que les règles de sécurité sont respectées par les chauffeurs/conducteurs et par les passagers.

Responsabilité 5 : Autres

Activités : En collaboration avec le chargé logistique, l’agent Logistique doit :

1. Maintenir une communication efficace avec tous les départements de koupéla qui demandent l’approvisionnement en biens et services et s’assurer que leurs besoins sont parfaitement compris ;
2. Informer régulièrement le Chargé logistique, de l’état de tous les processus d’achat et des rapports sur l’état des achats (Procurement Tracker) ;
3. Travailler étroitement avec le programme a Koupéla sur les livraisons de marchandises en veillant à ce que les articles soient correctement enregistrés ;
4. Participer à la réalisation de l’inventaire physique effectué au moins deux fois par an en collaboration avec la finance et conformément aux procédures de Concern Worldwide ;
5. Assurer un suivi régulier de toutes les livraisons en suspens pour éviter les retards et donner des conseils sur les actions que Concern Worldwide doit prendre concernant les fournitures en retard ;
6. Respecter les politiques et procédures de transport de Concern Worldwide Burkina Faso ;
7. Maintenir des normes éthiques à tout moment concernant les relations avec les fournisseurs ;
8. Exécuter toute autre tâche assignée et déléguée par le Chargé logistique et achat.

Confidentialité : S’assurer du non diffusion de toute information quelle qu’elle soit acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de Concern à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

Equité et Egalité : Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.

Redevabilité :

– Veiller au respect du code de conduite de Concern et des politiques associées.

– Contribuer et s’assurer que le programme du Burkina Faso respecte ses engagements en matière de responsabilité.

– Veiller à ce que le programme soit conforme aux normes humanitaires fondamentales (CHS) en assurant la communication et le partage d’informations au sein du programme et en encourageant la participation du personnel, des bénéficiaires et des autres parties prenantes à toutes les étapes du cycle du programme.

Politique anti-fraude : La fraude sous ses formes est condamnable et inacceptable pour Concern. Car, lorsqu’il y a fraude la perte n’affecte pas seulement Concern, mais également ses bénéficiaires, les personnes qui vivent dans la pauvreté extrême ainsi que les personnes les plus pauvres parmi les citoyens du monde. Elle peut avoir un impact majeur sur notre réputation, sur la confiance que nous portent les bailleurs et, par conséquent, sur nos bénéficiaires. Concern a pour objectif d’éliminer la fraude de ses activités. Toute indication de fraude fera l’objet d’une enquête rigoureuse et sera traitée de manière stricte et contrôlée.

Qualifications et compétences requises:

Indispensables :

• Un diplôme de BAC+3 ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées ;
• Minimum 3 ans d’expériences au poste similaire, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires ;
• Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office : MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet ;
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés ;
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français ;
• Connaissance du secteur humanitaire ;
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines ;
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps ;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité ;
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail ;
• Être considéré comme digne de confiance, honnête et fiable ;
• Être conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autres et être capable de s’adapter ;
• Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire ;
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs.

Compétences spéciales, aptitudes ou personnalité requises :

Indispensables :

• Autonome, dynamique et organisé ;
• Sens de l’initiative et force de propositions ;
• Très bonne maîtrise du français parlé et écrit ;
• Capacité à réaliser des rapports ;
• Aptitudes à faire passer un message et à prendre la parole en publique ;
• Traitement de l’information ;
• Créatif (ve) ;
• Adaptation.

NB : L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding.

L’employé(e) doit respecter les horaires, les Termes et Conditions d’Engagement de Concern Worldwide pour le personnel national. Il/Elle devra être disponible à tout moment pour répondre à une urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail si demandé.

Cette fiche de poste peut être modifiée en fonction des changements d’activités de Concern Worldwide ou du contexte. Elle pourra être amendée à tout moment après consultation mutuelle, afin de répondre aux exigences des programmes.

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.