FICHE DE POSTE

DESCRIPTION DE L’ASSOCIATION

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Elle intervient dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

Au Burkina Faso, La Chaîne de l’Espoir met en œuvre principalement 2 programmes : le programme de « Développement de la chirurgie cardiaque pédiatrique au Burkina Faso » et le projet « Prévention et prise en charge intégrée des enfants souffrant du noma et de pathologies maxillo-faciales au Burkina Faso et au Mali » dont la troisième phase débutera au 1er avril 2025.

POSTE ET MISSION

Le Chargé de logistique est responsable du bon fonctionnement du service logistique de la mission dans le respect des procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs sous la supervision directe du Chef de mission, avec un soutien technique du Référent Logistique pour la mise en œuvre des activités programmes.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Suivi Logistique de la mission

• Assurer l’approvisionnement de la mission (support et programme) et adresse les besoins, en veillant à ce que les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles ;
• Superviser le bon déroulement, le classement/archivage et le suivi des dossiers d’achats ;
• Veiller à ce que le bureau et le logement du CDM disposent des équipements minimums convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales ;
• Superviser le parc véhicule et plus globalement suit le fonctionnement et assure le suivi de l’entretien des équipements rattachés à sa zone. Il organise les mouvements de véhicules de manière hebdomadaire, en s’assurant du respect de la sécurité ;
• Veiller au stockage des biens, des équipements (support et programme) et des archives en conformité avec les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir ;
• Organiser la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention en lien avec les équipes opérationnelles.

1. Reporting et la circulation de l’information

• Partager les rapports internes et externes mensuels au Chef de mission et référent Logistique Siège en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques) ;
• Participer aux réunions de coordination interne dont il est un membre actif ;
• Récolter, autant que possible, les informations liées à la sécurité dans le pays et plus spécifiquement sur la ville de Ouagadougou ;
• Assurer une circulation efficace de l’information logistique au niveau de la mission et du siège ;
• Participer à la rédaction des documents de projets en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins et prépare les plans d’approvisionnement par projet de la zone avec les personnes concernées ;
• Participer à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement) et s’assure de la bonne tenue de l’archivage des dossiers d’achat (équipements, locations, carburants…) ;
• Participer à la préparation des pièces logistiques en vue d’éventuels audits.

1. Approvisionnement et dédouanement des marchandises

Le Chargé de logistique est responsable de la partie locale de la chaine d’approvisionnement. A ce titre, il assurera de :

• Participer, après analyse du contexte local, à l’organisation des différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, contrôle de conformité et contrôle budgétaire ;
• Maitriser et respecter les procédures internes relatives aux achats ;
• Suivre le processus d’importation des marchandises et équipements achetés à l’international et expédiés par les équipes du siège (dédouanement, exonération, post-acheminement et stockage dans les locaux du transitaire) ;
• Organiser la relivraison sur site en temps et en heure et au gré des besoins (respect des délais, vérification de l’adéquation des moyens de manutention, vérification des chargements et réceptions …).
• Evaluer, disponibiliser et suivre le stock de consommables et médicaments pendant les mission chirurgicales ;
• Assurer l’inventaire pré, pendant et post mission chirurgicale assortie de toute la documentation qui accompagne.

1. Gestion des équipements

• S’assurer que tous les biens affectés sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et aux règles bailleurs ;
•    Assurer le bon usage, la maintenance et les petites réparations de tous les équipements au niveau de la mission en conformité avec les procédures de la Chaîne de l’Espoir ;

• Veiller à l’identification des besoins en matière d’équipement, aide à l’élaboration des procédures d’utilisation ;
• Mettre en œuvre les outils de suivi, s’assure du bon suivi des équipements (tracking) et de l’archivage des documents ;
• Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseille pour l’achat ;
• Garantir la sécurité du matériel et des données informatiques. En lien avec l’Administrateur systèmes et réseau du siège, assurer l’optimisation de l’IT locale et la diffusion des bonnes pratiques ;
• Organiser et participer à la réalisation annuelle dans les délais à l’inventaire physique des équipements, immobilisations et biens de la CDE sur la mission et en cas de besoin (audit, états financiers, fin ou rupture de contrat…).

1.  Gestion des missions médicales et siège

• Assurer l’organisation pratique et le bon déroulement des missions médicales et/ou siège, notamment liées au fonctionnement du bloc de chirurgie cardiaque et ou Noma : transports, hébergements, restauration etc., en lien avec le Chef de mission et dans le respect des règles de sécurité applicables ;
• Assurer le transport aller et retour à l’aéroport des enfants transférés à Dakar ou en France pour intervention chirurgicale.

FORMATIONS

Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique type BIOFORCE et solides compétences en matière de logistique (achat, transport maritime et terrestre, gestion d’entreposage, douane, etc.). Une expérience dans la solidarité internationale, dans le secteur médical et des compétences en gestion de projets et management validées par une expérience professionnelle ou une formation seront un plus.

Une année d’expérience professionnelle sur un poste similaire.

SAVOIR-FAIRE / COMPETENCES :

• Adhésion aux principes humanitaires et au code d’éthique de LCDE
• Connaissance du fonctionnement des ONG internationales
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation
• Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de réactivité face à l’imprévu
• Bonnes compétences de communication orale et écrite en français
• Sens pratique, gestion des opérations et forte appétence pour le terrain
• Rigueur, bonne capacité d’analyse, de synthèse et de rédactionnelle
• Maîtrise de l’outil informatique Microsoft Office Package.

SAVOIR-ETRE

• Excellentes compétences analytiques avec la capacité de détecter et de signaler des incohérences ;
• Consciencieux, rigoureux et précis avec une grande attention aux détails ;
• Fortes compétences d’organisation et d’anticipation ;
• Capacité à travailler en collaboration avec une bonne capacité de communication et un sens de l’écoute ;
• Conduite éthique conforme aux codes d’éthique professionnels et organisationnels reconnus ;

• Bon relationnel ;
• Gestion du stress, capacité à gérer la fatigue et à fixer des limites.

LANGUES : Français exigé, 1 ou 2 langues locales serait un atout ;

CONDITIONS

• Lieu d’affectation : Ouagadougou
• Poste à plein temps
• Durée du contrat : 12 mois renouvelable si satisfaisant
• Salaire brut : selon expérience