AVIS DE RECRUTEMENT D’UN(E) REFERENT(E) PHARMACIE

MEDECINS DU MONDE-FRANCE, est une organisation non gouvernementale, humanitaire, impartiale et indépendante, portant une assistance médicale aux populations affectées par les conflits armés, la violence interne, les catastrophes naturelles, la famine, la sécheresse, la pauvreté et l’exclusion.

L’engagement de MdM au Burkina Faso s’articule autour d’une double approche : une offre de soins globale, équitable, accessible et de qualité ainsi qu’un plaidoyer politique pour faire progresser durablement l’accès aux soins, et le droit des femmes et des adolescentes à disposer de leur corps. Depuis 2010, MdM travaille sur des projets de renforcement de l’accès aux soins de santé primaire, de lutte contre la malnutrition et de Santé Sexuelle et Reproductive (SSR), avec notamment un volet de réduction de la morbi-mortalité associée aux grossesses non désirées. Ces interventions se sont renforcées en 2018 avec un projet de prise en charge du Cancer du Col de l’Utérus (CCU) dans le District Sanitaire de Baskuy à Ouagadougou. Au regard de la dégradation de la situation sécuritaire et humanitaire au niveau du pays, MdM-F a mis en place un projet de réponses d’urgences sanitaires pour répondre aux besoins des populations déplacées internes dans le District Sanitaire de Kongoussi. Cette réponse allie le développement d’une stratégie avancée d’offres de soins dans les zones de fortes concentrations de déplacées et une stratégie de renforcement des capacités des structures sanitaires existantes.

Pour soutenir la mise en œuvre de ses activités, MdM-F recherche des profils adaptés pour le recrutement d’un(e) Référent(e) Pharmacie

Nature et durée du contrat : Contrat à durée déterminée de 06 mois à compter du 1^er avril 2025, avec possibilité de renouvellement.

Lieu d’affectation : Ouagadougou, avec des déplacements réguliers sur l’ensemble des zones d’activités de MdM au Burkina Faso.

Principales responsabilités :

Le/La Référent.e pharmacie doit assurer le bon fonctionnement général de la pharmacie centrale de MdM-F à Ouagadougou et des pharmacies au niveau des bases opérationnelles de la mission, en assurant un approvisionnement adéquat, de qualité et en temps voulu en médicaments, consommables et équipements médicaux sur tous les projets MdM.

Il / elle sera chargé/e de fournir un appui technique et encadrement au Gestionnaire de Pharmacie de la Capitale, aux équipes de la pharmacie sur le terrain et de renforcer leurs capacités dans le respect des procédures MdM et du ministère de la Santé du Burkina Faso.

Il / elle doit assurer une gestion pharmaceutique adéquate (achat international et local au cas où, stockage, distribution, inventaire, consommation et gestion des données) pour l’ensemble de la mission, tant au niveau de la coordination que des bases opérationnelles et des cliniques mobiles/structures de santé assistées.

La chaîne d’approvisionnement de médicaments doit être sûre, fiable et documentée à tous les niveaux

Principales missions :

1. ANALYSE DES BESOINS

• Assurer la supervision technique de la collecte de données (entrées / sorties, consommation) des bases et des cliniques mobiles/Centres de santé soutenus et garantir une saisie fiable et régulière des données dans les outils ou le logiciel de gestion de pharmacie Sagastock..
• Assurer l’analyse de ces données afin d’optimiser la gestion des intrants médicaux (évaluation des besoins, achat, stockage, chaîne de froid, dates de péremption, surstock / ruptures, etc.).
• S’assurer de l’utilisation systématique et appropriée des documents de gestion (fiches de stocks, bon de commande et de livraisons, certificats de donations, etc.) sur la mission.
• Participer à l’élaboration de nouveaux outils de collecte et d’analyse selon les besoins identifiés
• Travailler en collaboration avec le Coordinateur Médical et les référents thématique (VBG, santé mentale, etc.) pour vérifier, par rapport aux données épidémiologiques, l’état des stocks et des consommations et évaluer la pertinence des prescriptions (usage rationnel).
• Participer à la rédaction des rapports d’activités hebdomadaires et ou mensuel ainsi qu’au remplissage des outils internes de monitoring (Monitool, saga Stock, base de données…).
• Participer à la définition des besoins en cas de changement d’activités de la mission.

2. GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

• Estimer les besoins en fonction des consommations des formations sanitaires appuyées.
• Participer à l’évaluation et l’anticipation des besoins en approvisionnement local et international en respect de la politique des médicaments de MdM et la politique nationale ;
• Préparer les commandes médicales en fonction des besoins et des recommandations nationales et en collaboration avec le Coordinateur médical.
• Collaborer avec les départements logistique et médical au Burkina Faso et au siège pour l’achat de médicaments et matériel, dans le respect des procédures MdM (dont la politique d’assurance qualité) et bailleurs de fonds.
• Former les gestionnaires des pharmacies projet et les chefs de projet à l’élaboration des commandes et assurer le suivi des commandes envoyées au siège.
• Sensibiliser les équipes locales (Médicales et logistiques) aux notions d’usage rationnel du médicament et d’assurance qualité.
• Superviser la livraison et la réception des intrants médicaux ainsi que le contrôle qualité des items reçus effectué par l’équipe de gestionnaires.

3. GESTION DES FLUX ET DES STOCKS

• S’assurer de la mise en place et de l’utilisation des outils standards de gestion pharmacie MdM (Catalogue mission, procédures pharma etc.). Former les équipes de gestionnaires à leur bonne utilisation, le cas échéant.
• Superviser/contrôler la gestion des stocks, les mouvements de stock tant au niveau de la base de données informatique Sagastock que des mouvements physiques.
• Superviser et participer à la conduite de l’inventaire physique, effectuer des vérifications aléatoires.
• En cas d’écart entre inventaire et stock théorique, investiguer et informer le Coordinateur médical
• Garantir un stockage approprié (tout particulièrement au regard des conditions de températures, humidité, lumière et salubrité), ordonné (rangement, classification, étiquetage), en adéquation avec la législation nationale et sécurisé et selon les procédures MdM et les outils correspondants (Log Tag etc.).
• Superviser/contrôler la gestion des stocks des bases et des Cliniques mobiles/Centres de santé.
• S’assurer de la bonne compréhension et application des procédures et outils utilisés au niveau des bases et cliniques mobiles/Centres de santé ;
• Mettre en place et suivre une gestion de stock différenciée par bailleur de fonds.
• Superviser régulièrement la gestion des stocks de certaines pharmacies particulières (trousses de premiers secours, kits PEP, males d’urgences etc.). Informez le Coordinateur Médical en cas de consommation anormale ou d’utilisation abusive.

4. GESTION DES APPROVISIONNEMENTS DES BASES ET CLINIQUES MOBILES/CENTRES DE SANTE et PSA :

• Former les gestionnaires de stock des bases opérationnelles à la vérification et la validation de la pertinence des commandes reçues ainsi que sur la cohérence des consommations vis-à-vis des activités menées. Informer le Coordinateur médical en cas de consommation anormale ou d’utilisation abusive.
• Superviser la préparation, le planning de distribution, l’acheminement et la bonne réception des expéditions du stock central MdM vers les sites.

5. ENCADREMENT DU PERSONNEL ET APPUI TECHNIQUE

• Assurer une formation et un support technique des gestionnaires pharmacies des bases : gestion de stock, transport, assurance qualité, usage rationnel des médicaments, substitution, analyse critique des consommations etc.
• Participer à la conduite des entretiens d’évaluation des gestionnaires de stock MdM.
• Participer au recrutement de personnel en charge de la pharmacie quand nécessaire.
• S’assurer de la coordination et de l’organisation de la formation des personnels de santé des centres appuyés sur la gestion de stock et l’usage rationnel des médicaments, du suivi de ces plans de formations et être un soutien technique pour la mise en place des procédures et la vérification qu’elles sont respectées.

6. REPORTING

• Coordonner la rédaction d’un rapport d’activité mensuel à transmettre au Coordinateur Médical ainsi que les inventaires mensuels.
• Participer aux réunions médicales des équipes à Ouagadougou ou, des bases lors des déplacements sur le terrain.
• Participer aux réunions de coordinations pharmacie externes (ex : cluster pharmacie, logistique etc.)
• Participer aux différentes réunions internes MdM ;
• Participer sur demande de l’équipe de coordination à des réunions avec le MSP, les équipes du district de santé, les comités de gestion, les agences des Nations Unies ;
• Rédiger les CR de certaines réunions.
• Assurer d’une meilleure traçabilité des mouvements du stock et que le classement des documents et archives par projet soit effectif.
• S’assurer de la transmission mensuelle des back-up fichier de gestion/Sagastock, LogTag, rapport narratif au Coordinateur Médical, Référent santé et Pharmacien du siège.

NB : Cette description concerne les responsabilités principales du poste. Elle ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.

Formation / Expériences

• Doctorat en Pharmacie.
• Enregistrer au tableau de l’ordre des Pharmaciens.
• Expérience humanitaire d’au moins 3 ans et 2 ans sur un poste similaire requise.
• Connaissance en réglementation et en gestion pharmaceutique.
• Expérience en gestion d’équipe.
• Expérience antérieure avec MdM et dans un contexte d’urgence est un atout
• Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, l’anglais est un plus.

Compétences requises

• Capacité à élaborer et dispenser des formations
• Capacité à manager une équipe
• Maitrise des fonctions Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
• Connaissance et utilisation de l’outil Sagastock pour les médicaments est un atout

Qualités personnelles

• Probité
• Rigueur, sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Réactivité, anticipation, capacité à prendre des initiatives
• Capacité de travailler dans un contexte sécuritaire dégradé
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler dans l’urgence et sous pression