Termes de Référence (TDR) de recrutement d’une SECRETAIRE
- Contexte et justification
Une entreprise spécialisée dans les services d’impression (offset, numérique, grand format, façonnage, reliure, etc.) ; dans le cadre du renforcement de son service administratif et de production, la société souhaite recruter une secrétaire chargée d’assurer les tâches administratives, la gestion courante des paiements mobiles et le support aux activités d’impression et de finition.
- Objectif du poste
Assurer la gestion administrative quotidienne et le support opérationnel (saisie et préparation de documents, impression, reliure, photocopie et scan), garantir la bonne tenue de la mini-caisse et réaliser les transferts d’argent mobile, tout en contribuant au suivi des clients et à la qualité du service.
- Missions et responsabilités principales 3.1 Saisie et gestion documentaire
Saisir, mettre en forme et relire les documents fournis par les clients ou les équipes (devis, bons de commande, factures, courriers, rapports).
- Assurer le classement, l’archivage et la numérisation (scan) des documents administratifs et commerciaux.
- Tenir à jour les bases de données clients et les dossiers de commandes.
3.2 Opérations d’impression et de finition
- Lancer et superviser les impressions sur les équipements disponibles selon les spécifications (formats, résolutions, couleurs).
- Effectuer ou assister aux opérations de reliure, agrafage, pliage et façonnage des documents lorsque nécessaire.
- Assurer la préparation et la remise des commandes imprimées aux clients.
3.3 Photocopie, scan et traitement des documents
- Réaliser les photocopies, scans et envois électroniques des documents demandés.
- Garantir la qualité et la confidentialité des documents copiés ou numérisés.
3.4 Gestion de la mini-caisse et transferts d’argent mobile
- Assurer la gestion quotidienne de la mini-caisse (encaissements en espèces, versements, tenue du registre).
- Effectuer les opérations de transfert d’argent via les services mobiles (Orange Money, Moov Money, Telecel Money, et autres opérateurs locaux) conformément aux procédures internes.
- Établir et transmettre des états journaliers et mensuels des mouvements de la mini-caisse et des transferts.
- Veiller à la sécurité des fonds et respecter les procédures de contrôle (justificatifs, signatures, rapprochements).
3.5 Gestion de portefeuille client et tâches administratives connexes
- Assurer le suivi commercial de base : mise à jour du portefeuille clients, relances pour paiements et suivi des commandes.
- Accueillir les clients, répondre aux demandes simples et orienter vers les services concernés.
- Participer à l’amélioration des procédures administratives et proposer des solutions pour optimiser les flux documentaires et financiers.
3.6 Tâches complémentaires
- Organiser les rendez-vous et réunions, préparer les agendas, rédiger des comptes-rendus simples.
- Effectuer toute autre tâche administrative confiée par la direction ou le responsable de service.
- Profil recherché 4.1 Formation
- Diplôme en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative, ou formation équivalente.
- Formation complémentaire en bureautique, gestion commerciale ou comptabilité de base appréciée.
4.2 Expérience
- Minimum 1 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement en imprimerie, administration ou commerce.
- Expérience dans la gestion de mini-caisse et l’utilisation des services de transfert d’argent mobile fortement souhaitée.
4.3 Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des fonctions d’impression et de numérisation.
- Connaissance des procédures de reliure et finition d’imprimés ou capacité à apprendre ces techniques.
- Connaissances de base en gestion de portefeuille client et en gestion administrative.
- Maîtrise des applications mobiles de transfert d’argent (Orange Money, Moov Money, Telecel Money, etc.) ou capacité d’apprentissage rapide.
- Sens de la dactylographie et bonne mise en page de documents.
4.4 Savoir-être
- Accueillante et souriante, sens du service client, bonnes capacités relationnelles et communicationnelles.
- Rigueur, organisation et sens des priorités.
- Discrétion et respect de la confidentialité des données clients.
- Fiabilité, honnêteté et sens des responsabilités, notamment pour la gestion de fonds.
4.5 Langues
- Maîtrise du français (oral et écrit). La connaissance des langues locales et/ou de l’anglais est un atout selon le contexte.
- Conditions de travail
- Lieu : société basée à Ouagadougou, à Kouritenga
- Statut : CDD
- Modalités de recrutement
- Date de prise de poste souhaitée : 01 Mai 2026
- Critères d’évaluation
- Adéquation formation/expérience.
- Maîtrise des compétences techniques (bureautique, impression, numérisation, transferts mobiles).
- Qualités organisationnelles et relationnelles.
- Résultats de l’épreuve pratique.
- Références et recommandations.
- Encadrement et reporting
- Le/la secrétaire sera rattaché(e) à : [responsable administratif / directeur général / responsable commercial].
- Rapports : comptes rendus hebdomadaires ou mensuels sur l’activité (mini-caisse, transferts, commandes, problèmes rencontrés).
- Dispositions particulières
- Respect strict des procédures de sécurité financière et de confidentialité.
- Respect des consignes de sécurité des machines d’impression et de finition.
- Engagement à suivre des formations internes si nécessaire (sécurité, outils mobiles, logiciels).