Termes de Référence

DISPOSITIF DE SOUTIEN PSYCHOLOGIQUE

DU PERSONNEL DE HI ET DE SES PARTENAIRES

Mars 2025

Réf. : DC-OUAG-00662

1. Présentation de la structure commanditaire

• Présentation d’Humanité & Inclusion

Humanité & Inclusion (HI) est une organisation de solidarité internationale à but non lucratif, non confessionnelle, sans affiliation politique. Depuis sa création en 1982, l’organisation a mis en place des programmes de développement dans près de 60 pays, et intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux.

• Le programme Burkina FASO de HI

Présente au Burkina Faso depuis 1991, Humanité & Inclusion intervient dans plusieurs domaines dont la santé, et réadaptation, l’éducation inclusive, la promotion des droits des personnes handicapées, la prévention des violences.

Depuis 2018, Humanité & Inclusion a étendu ses interventions pour répondre aux besoins des personnes affectées par la crise sécuritaire. Dans les régions du Sahel, du Centre-Nord, du Nord et de l’Est, les équipes d’Humanité & Inclusion répondent aux besoins urgents des personnes déplacées internes dans les régions les plus affectées du pays en mettant en place, entre autres, des activités de soutien psychosocial pour soulager les effets du stress, apporter des premiers secours psychologiques et apporter un soutien aux personnes en situation de détresse psychologique dans le besoin. HI a ainsi mis en place des Centres d’écoute et de jeu dans 6 localités : à travers des consultations individuelles ou de groupe à visée thérapeutique ainsi que des activités socio-récréatives, Les psychologues et agents de projet de HI apportent un soutien essentiel à des personnes affectées par des déplacements forcés, des situations de violence et de vulnérabilité aigue. HI, en plus de  gérer un dispositif d’assistance psychologique à distance nommé ligne verte , dispose d’une équipe mobile qui intervient dans différentes zones en synergie avec   trois autres ONG internationales ;ce dispositif dénommé Mécanisme de Réponse Rapide vise à évaluer et à répondre aux besoins immédiats des populations déplacées dans les jours suivants leur déplacement( sur alerte)   HI répond également aux besoins de base des populations affectées (distribution d’abris d’urgence et d’articles ménagers essentiels) et aux besoins spécifiques des personnes handicapées (distribution d’aides techniques à la mobilité, soutien dans l’accès aux services, etc.)..

Ainsi, les équipes d’HI et de ses partenaires travaillent permanemment aux côtés des populations ayant vécu des situations traumatiques, non seulement soumises à des expositions répétitives des ressentis et expressions douloureuses des bénéficiaires, Il faut aussi noter qu’elles travaillent sous pression dans des conditions parfois difficiles avec de nombreux déplacements de population dans des zones affectées par le conflit. Par conséquent, HI souhaite renforcer son dispositif de soutien psychologique aux personnels, afin de prévenir et de répondre aux effets de stress des situations auxquelles ils sont exposés dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles.

2. Présentation de la mission

• Contexte et Justification de la mission

HI met en œuvre des mesures d’organisation, de management et de sécurité dans le cadre de sa politique de gestion et de protection de ses personnels. Dans le contexte d’intervention en zone instable de conflits, il apparait nécessaire de renforcer ces dispositifs par un soutien spécifique avec un ou une psychologue clinicien/clinicienne externe à l’organisation, de manière à fournir un espace d’expression, d’écoute et d’échange complémentaire. Ainsi dans le contexte actuel du Burkina Faso, HI souhaite

• poursuivre les mesures d’accompagnement spécifiquement destinées aux personnels intervenant en relation d’aide humaine directe avec les bénéficiaires des projets concernés
• élargir son dispositif de soutien psychologique à l’ensemble des personnels travaillant ou intervenant dans les zones instables de manière permanente ou ponctuel.
• offrir aux autres personnels non directement exposés à la crise sécuritaire la possibilité de recevoir un soutien psychologique ponctuel en cas de besoin.

Ainsi afin de prévenir les différentes formes de difficultés psychologiques pouvant affecter leur bien-être mental (souffrance psychique, épuisement ou burnout), HI souhaite soutenir ses personnels au travers de plusieurs modalités :

• Supervision clinique spécifique pour le personnel en relation d’aide humaine directe avec les bénéficiaires des projets
• Groupe de parole pour l’ensemble du personnel travaillant des zones à la situation sécuritaire difficile
• Consultations individuelles à distance ou en présentielle en prévention et en réponse à des incidents de sécurité ou besoin d’urgence
• Des séances préventives de sensibilisation et d’initiation de la gestion du stress.
• Des formations ou renforcement de capacités sur les thématiques et techniques d’intervention en santé mentale et soutien psychosocial

L’ensemble du dispositif est ouvert aux employés sur une base volontaire.

• Objectifs de la mission

• Mission du prestataire

Le ou la prestataire aura la responsabilité de :

• Organiser chacune des activités selon les objectifs définis en prévoyant la logistique afférente (espace adapté, réservation de salle si nécessaire, outils didactiques, plan d’accès, connexion internet et téléphone, etc.)
• Soumettre à l’appréciation de HI toutes modifications que le ou la prestataire souhaiterait apporter au dispositif de soutien psychologique, dans le but de mieux répondre aux besoins du personnel.
• Se rendre disponible sur la totalité de la période du contrat, prévenir HI de ses périodes d’absence à l’avance et s’assurer d’être joignable par téléphone ou réseau internet pour répondre aux demandes spontanées ou de soutien d’urgence.
• Communiquer en continu avec les points focaux de HI (et autres organisations partenaires) aux différentes étapes de planification, de proposition améliorative, suivi, bilan.

• Objectifs généraux
• Contribuer à la prise en charge du soutien psychosocial du personnel HI et de ses partenaires
• Soutenir, en groupe et individuellement, les personnels en vue de la gestion des émotions ressenties et de leur bien être professionnel.

Objectifs des séances de groupe :

• Inciter les échanges de points de vue, de difficultés rencontrées, d’événements marquants, afin de croiser des informations, des ressentis, entre les membres des différentes équipes impliquées dans la mise en œuvre des projets.
• Travailler les questionnements professionnels (posture, valeur, engagement, frustration) afin de mener sa mission tout se préservant personnellement et professionnellement.
• Faciliter l’échange de bonnes pratiques et de stratégies positives de gestion du stress et des émotions.
• Animer des exercices de régulation émotionnelle (relaxation, cohérence cardiaque, respiration ventrale, etc.) de manière à outiller le personnel en techniques simple d’auto-régulation.
• Se sentir appartenir à une équipe de professionnels qui vivent et sont confrontés aux mêmes réalités.
• Identifier et communiquer avec les points focaux sur les agents qui auraient besoin d’un soutien plus personnalisé

Objectif des consultations individuelles :

• Créer un sas espace/temps de décompression où les personnels peuvent tout dire de leurs émotions et sentiments, de leurs peurs et de leurs préoccupations.
• Prévenir les risques d’épuisement professionnel ou de toute autre affectation d’ordre psychologique en lien avec ses missions.
• Permettre aux personnels de s’interroger sur leurs attitudes, paroles, perceptions, émotions, actions et éthique de leur pratique professionnelle afin de mieux définir un style d’intervention adapté.
• Travailler les questionnements professionnels (représentation, blocage, relation de pouvoir, impuissance, agressivité, situation angoissante, difficulté émotionnelle) que les membres de l’équipe projet pourraient difficilement aborder sous le regard de leurs pairs.
• Dans les cas d’urgence, réguler les émotions centrées sur le trauma suite à un évènement traumatique.

Objectif des formations du personnel sur les thématiques de santé mentale et soutien psychosocial

• Faire une lecture et amendement des thématiques SMSPS proposées par l’unité technique au profit du personnel SMSPS
• Faire une proposition technique en lien avec les thèmes de formation en collaboration avec l’unité technique et les points focaux
• Elaborer les modules pour la formation
• Assurer les renforcements de capacité et recyclage adressés par HI
• Noter les besoins de renforcement de capacités notifier par les équipes pour les remonter aux points focaux
• Faire des propositions de renforcement de capacités

• Objectifs spécifiques

• Délivrer des séances de supervision clinique de groupe pour le personnel en relation d’aide directe avec les bénéficiaires des projets.
• Public cible : le personnel intervenant en relation d’aide dans le cadre de leur travail psychosocial et de protection confrontés aux difficultés de vie des bénéficiaires -situations dramatiques, vécus traumatiques, souffrance psychologique, désespoir-. Il intervient en outre dans un environnement marqué par un climat d’insécurité ambiant qui impacte au quotidien leurs conditions de vie et de travail. Cette exposition à de multiples facteurs de stress peut affecter leur bien-être et leur capacité à mener leurs activités d’écoute et d’accompagnement auprès des bénéficiaires.
• Fonctionnement : Les séances de supervision clinique sont planifiées chaque trimestre. La participation est volontaire et le système d’inscription garantit l’absence de hiérarchie directe entre les participants d’une même séance.
• Nombre estimatif de participants : 70 personnes environ, réparties comme suit :
  • 20 psychologues : de 7 à 12 personnes par groupe (2 groupes)
  • 50 personnels psychosociaux et de protection : de 15 à 20 personnes par groupe (3 groupes)
• Fréquence : 1 séance / trimestre / par groupe, soit 4 séances par trimestre
• Durée des séances : 2h à 2h30
• Lieu : ville à considérer selon les possibilités du prestataire (Ouagadougou, Kaya, Dori, Fada etc.) dans un espace confidentiel et protégé, adapté au nombre de participants.

• Délivrer des séances de groupe de parole pour l’ensemble du personnel administratif ou opérationnel travaillant dans les zones à la situation sécuritaire difficile (hormis les bénéficiaires de supervision clinique point 1 ci-dessus)
• Public cible : les personnels occupant des postes administratifs ou opérationnels en zone sensible et qui sont témoins et confrontés à la souffrance et la précarité des populations impactées par la crise sécuritaire.
• Fonctionnement : Les séances de groupe de parole sont planifiées sur un rythme régulier tout au long de l’année, elles sont ouvertes à tout le personnel ciblé. La participation est volontaire et le système d’inscription est régulé sur la base de critères tels que le nombre de participations par personne, l’absence de lien hiérarchique entre les participants d’une même séance et des critères de priorisation seront mis en place en cas de forte demande.
• Nombre estimatif de participants : 80 personnes environ, 15 à 20 personnes par séance
• Fréquence : 2 séances/trimestre
• Durée des séances : 2h à 2h30
• Lieu : ville à considérer selon les possibilités du prestataire (Ouagadougou, Kaya, Dori, Fada etc.) dans un espace confidentiel et protégé, adapté au nombre de participants.

• Réaliser des consultations individuelles à distance ou présentiel en prévention et lié à un incident de sécurité ou besoin d’urgence.
• Public cible : Les personnels qui participent aux séances de groupe (point 1 et 2) ainsi que d’autres personnels de HI, administratifs ou opérationnels qui travaillent sur des régions moins impactées par la crise sécuritaire.
• Fonctionnement : La consultation est régulière pour certaines catégories de personnels, ponctuelle pour d’autres. L’inscription est à la demande de la personne et/ou sur recommandation de l’organisation, planifiée à l’avance hormis les cas urgence. 50% environ des consultations se feront à distance, compte tenu des possibles difficultés de déplacement entre certains lieux d’affectation et Ouagadougou. Un système de gestion sera établi au niveau de l’ONG pour centraliser et gérer les demandes de rendez-vous et pour assurer la transmission et le suivi en lien avec le prestataire. Des critères de priorisation seront mis en place selon les profils et zones d’intervention des personnels afin de réguler l’accès aux consultations. L’avis du prestataire sera sollicité pour donner la priorité aux personnels les plus en difficulté.
• Nombre potentiel de participants :  180 personnes environ
• Fréquence : la fréquence varie selon les catégories de personnels et leurs zones d’intervention.
  • 60 personnels environ travaillant dans les zones sensibles en relation d’aide directe aux bénéficiaires (point 1) : 1 consultation/trimestre/personne
  • 60 personnels environ travaillant dans des zones sensibles sur d’autres postes (point 2) : 1 consultation/trimestre/pour 50% des personnes
  • 60 personnels environ travaillant sur d’autres fonctions et d’autres régions peu impactées par la crise sécuritaire : 1 consultation/trimestre/ pour 25% des personnes

Soit un total potentiel de 90 consultations par trimestre, sur inscription ou en urgence le cas échéant.

• Durée des séances : 1h environ, en tenant compte de la variabilité de la qualité du réseau téléphonique / internet ; une consultation pouvant se faire en 2 entretiens de 30 mn environ par exemple.
• Lieu : ville à considérer selon les possibilités du prestataire (Ouagadougou, Kaya, Dori, Fada, etc.) dans un espace confidentiel et protégé, adapté au nombre de participants.

• des séances préventives de sensibilisation et d’initiation à la gestion du stress en direction de tous les personnels en vue de les outiller de manière pratique à des techniques de régulation des émotions.
• Public cible : tout le personnel d’Humanité et Inclusion au Burkina Faso n’ayant pas déjà bénéficié de ce type de sensibilisation
• Nombre estimatif de participants : groupe de 25 à 30 personnes par séance
• Fréquence : 1 séance en début de contrat puis 1 séance chaque trimestre pour le personnel.
• Durée des séances : 1 jour
• Lieu : Ouagadougou, salle de réunion dans les locaux de l’ONG ou salle extérieure.
• Des formations sur les thématiques de santé mentale et soutien psychosocial au profit des staffs SMSPS afin de renforcer la qualité des interventions auprès des bénéficiaires, au travers d’apprentissage de méthodologies, des approches ou stratégies structurées, des techniques de résilience et des propositions d’outils d’évaluation.
• Public cible : les Chargés de volets et Agents de projet des projets Santé Mentale et Soutien Psycho Social (SMSPS) ou avec un volet SMSPS
• Nombre estimatif de participants : 20 personnes par séance
• Fréquence : à la demande de HI
• Durée des séances : 3 jours à x jour selon le besoin et le type de formation
• Lieu : Ouagadougou, salles de réunion ou hors HI

2.3.       Résultats attendus :

• Le personnel se permet de parler librement de son vécu professionnel en toute confidentialité, ses propos confiés étant gardés sous le couvert du secret professionnel.
• Le personnel partage en équipe leurs réalités et difficultés de terrain et trouvent au sein du groupe une entraide et un soutien mutuel.
• Le personnel est plus en capacité de se ressourcer, trouver les outils, et les moyens de faire face aux situations en tenant compte de ses limites personnelles.
• Le personnel en relation d’aide direct est en mesure de s’interroger sur son rapport à l’autre dans le cadre de sa pratique professionnelle et au regard notamment de son histoire personnelle.
• Les capacités du personnel SMSPS sont renforcées pour des interventions de qualité et adaptées

• Livrables

Les livrables attendus en lien avec ces termes de référence sont :

• Remise d’un état mensuel des activités réalisées
• Remise du planning prévisionnel actualisé chaque trimestre
• Rédaction et transmission à HI d’un rapport d’activité trimestriel et d’un rapport final. Ce rapport, tout en gardant la confidentialité liée au secret professionnel contiendra :
  • le planning des activités réalisées
  • le nombre de rencontres de chaque type de groupe, le nombre de personnes présentes à chaque séance
  • le nombre de consultations individuelles et le registre des personnes concernées
  • une fiche de présence signée par les participants de chaque rencontre collective
  • une fiche de présence signée par le bénéficiaire pour les consultations en présentiel
  • la méthodologie utilisée, les thèmes abordés,
  • une analyse des besoins identifiés et des recommandations
  • les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en œuvre de la prestation et des propositions d’amélioration

– Rédaction et transmission à HI des rapports de formation

Mettre les supports de formation à la disposition des équipes formées pour lecture en cas de besoin

• Remise mensuelle d’une facturation détaillée par typologie d’activités de la prestation selon les termes du contrat

Sur la base du rapport, le ou la prestataire se réunira trimestriellement avec les spécialistes techniques en Santé Mentale et Soutien Psychosocial (SMSPS) pour un bilan et un prévisionnel des actions à mener.

NB : Les rapports et outils, modules seront des propriétés exclusives de HI. Toute communication ou publication liée à ces documents devra faire l’objet d’un accord préalable avec HI.

3. Calendrier et Instructions budgétaires
   • Calendrier

La mission devra démarrer au plus tard le 10 Avril 2025 pour une période initiale de 1 an.

En fonction des demandes la prestation peut représenter un équivalent de 100 à 120 jours ouvrés par an en dehors des temps de préparation ou de transport éventuel.

• Instructions budgétaires

La proposition financière de la mission doit prendre en compte les éléments suivants :

• les honoraires liés à la prestation en TTC (tenant compte de la retenue sur prestation) par typologie d’activités.
• les frais réels liés à l’organisation des activités : fournitures de bureaux, location de salle, communication etc.

A noter que pour l’étape de contractualisation, il sera demandé au prestataire sélectionné d’être en conformité avec l’ensemble des obligations professionnelles, fiscales et sociales requises.

Le prestataire devra fournir toutes les pièces justificatives prouvant la légalité de ses activités ainsi que les certificats d’assurance adéquats.

• Expertise recherchée

Le consultant ou le cabinet de prestataire doit présenter les qualifications, compétences et expériences suivantes et dûment référencées :

• Titulaire d’un diplôme Master II en psychologique clinique et psychopathologique
• Minimum de cinq (05) ans d’expérience en tant que psychothérapeute, en animation de groupe thérapeutique et en supervision clinique auprès d’équipes de professionnels
• Expérience significative de consultation psychologique à distance
• Bonne connaissance de l’environnement des ONGI
• Bonne connaissance contexte d’urgence et d’instabilité
• Fournir trois preuves (au moins) des expériences similaires (copie contrat, bon de commande, attestation de bonne exécution ou tout autre document)
• Disponibilité et flexibilité sont indispensables
• Bonne capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction
• Maîtrise de l’outil informatique et des moyens de communication (skype, WhatsApp, etc.)
• La connaissance du contexte et des langues des zones d’intervention de HI serait un atout.

Critères techniques clés :

• Forte expérience avec les ONGI (expérience avec HI est un atout)
• Capacité à déployer le soutien psy dans les bases de HI au BF (Ouaga, Kaya, Dori, Fada N’Gourma, Tenkodogo, Ouahigouya, Kongoussi, Djibo, Gorom-Gorom etc.)
• Expérience dans la prise en charge clinique à distance (téléphone, WhatsApp, zoom, teams etc)
• Disposer une salle pouvant accueillir les activités de groupe et garantissant la confidentialité
• Expérience dans l’exécution de prestation similaire requise

4. Procédure de soumission des offres

Les offres doivent être spécifiques concernant chaque typologie des activités envisagées du dispositif de soutien :

• Supervision clinique
• Groupe de parole
• Consultation individuelle à distance
• Consultation individuelle en présentiel
• Sensibilisation collective
• Formation sur les thèmes SMSPS

Le ou les prestataires peuvent faire une offre répondant en tout ou partie aux objectifs spécifiques et activités envisagées du dispositif de soutien psychologique.

• Eléments constitutifs des dossiers d’offre

• Une offre technique
• Une lettre de soumission, le CV ou les CVs des prestataires ainsi que les diplômes certifiés
• Un planning trimestriel « type » des activités proposées.
• Une offre de disponibilité (volume horaire minimum garanti)
• La méthodologie de la prestation mettant au moins en évidence : la bonne compréhension des termes de référence ; du contexte ; des participants cibles, des méthodologies d’intervention, des mécanismes de suivi, des considérations d’ordre éthique.
• Les preuves des expériences ou prestations similaires réalisées.

• Une offre financière détaillée comportant au moins le montant des honoraires TTC par typologie d’activité demandée

NB : L’impôt sera uniquement prélevé sur les honoraires, soit de 10% pour les prestataires ne disposant pas d’un numéro d’identifiant fiscal, soit de 5% pour les prestataires qui en possèdent un. Ce montant sera retenu à la source par HI et reversé à l’administration fiscale burkinabé quelle que soit la nationalité du Prestataire.

Les dossiers de soumission incomplets seront déclarés inéligibles et ne seront donc pas intégrés au processus de sélection.

6. Soumission des dossiers d’offre

La date limite de soumission pour cette prestation est le 30/03/2025 à 17h00 avec en objet « Dispositif de soutien psychologique ». Les offres seront à envoyer aux mails suivants : achats@burkinafaso.hi.org

NB : Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de discrimination à l’embauche.

Humanité & Inclusion est engagé dans la protection de l’enfance et la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus sexuels. Le prestataire sélectionné devra s’engager à adhérer et respecter ces politiques éthiques et le code de conduite : Prévention des abus et protection des personnes.

Les offres reçues par un autre canal ou après la date limite ne seront pas acceptées

Les demandes d’informations relatives au présent appel d’offres sont à adresser à HI par email à achats@burkinafaso.hi.org au plus tard 03 jours ouvrables avant la date de clôture.

Les dossiers doivent être envoyés en 3 fichiers séparés comme suit :

• Dossier Administratif

Le dossier administratif comprend les pièces suivantes :

• La lettre de soumission adressée au Responsable Pays de HI Burkina Faso ;
• Copie de l’identifiant Fiscal Unique (IFU)
• Copie du Registre du Commerce et Crédit Mobilier-RCCM
• La pièce d’identité /le passeport du Représentant du Cabinet, ou de la personne habilitée à contracter au nom du cabinet (dans ce cas la pièce doit être accompagnée d’une procuration).
• Copie de l’attestation de situation cotisante (ASF) en cours de validité à la date de clôture de dépôt des offres ;
• Les Annexes HI qui seront jointes aux TDRs.

• Offre Technique :

Joindre tous les documents justifiant de l’expérience du Cabinet

• Offre Financière :

Détailler tous les coûts liés à l’exécution de la mission, en précisant le montant hors taxes, et le montant TTC en franc CFA(F.CFA)

Préciser également les conditions de paiement et les modalités acceptées (chèque ou virement)

NB : Les dossiers ne répondant pas à cette présentation ne seront pas pris en compte.

7. . Grille de sélection :

8. . Calendrier de l’appel d’offre :

HI se réserve le droit de ne donner aucune suite à la présente consultation.