Avis de recrutement externe

TITRE DU POSTE :

 CHARGE.E ADJOINT.E DES OPERATIONS

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern au Burkina Faso et sous réserve de financement,

Mission principale :

Sous la supervision du Manager Programme Santé Nutrition, le/la chargé.e Adjoint. e des Opérations est responsable de la livraison efficace des services d’achat afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix, grâce à une approche collaborative conformément aux politiques de Concern Worldwide Burkina Faso. Il / elle assurera également la gestion efficace de la flotte auto/moto basée à Bogandé sous réserve de financement du projet SRF.

Il/elle assure la production d’évidences fiables pour la prise de décision stratégique, la conformité aux exigences bailleurs et aux standards organisationnels (notamment CHS), ainsi que la capitalisation et l’apprentissage organisationnel.

Responsabilité 1 : Acquisition efficace de biens et services

La personne titulaire du poste devra :

• En consultation avec le Manager Programme Santé et Nutrition et les responsables des fonctions du support, consolider en temps utile et avec précision les plans d’achat pour le bureau et les programmes et en assurer la mise en œuvre
• Recevoir, réviser et analyser toutes les demandes des articles (SR) pour s’assurer qu’elles contiennent des informations claires et que les spécifications requises garantissent qu’elles sont techniquement complètes et conformes à la pratique établie
• Établir et mettre en œuvre un système de suivi approprié et un contrôle des processus d’achat, y compris l’organisation des appels d’offres, les demandes des pro formats, la réception et l’évaluation des offres, la préparation des contrats en pleine conformité avec les règles et les processus de Concern
• Assurer la bonne compréhension de ce qui a été demandé, que la demande de fournitures est approuvée et que les codes budgétaires sont complets et demandés des éclaircissements si nécessaires ;
• Prendre des mesures appropriées concernant toutes les questions d’approvisionnement, y compris décider de la meilleure méthode pour acheter les biens et services en consultation avec le Manager logistique
• Collecter des devis pour des produits dont le prix dépasse le seuil auprès de fournisseurs réputés, fiables et qualifiés, et effectuer une analyse des prix des produits et des prix et assurer qu’ils sont évalués par le technicien compétent en consultation avec le Manager logistique
• Développer un catalogue de prix pour les articles couramment utilisés
• Revoir les spécifications, rédiger les documents d’appel d’offres et, avec les membres sélectionnés du comité, faire circuler les documents d’appel d’offres pour revue en consultation avec le Manager logistique
• Identifier les fournisseurs, lancer des appels d’offres, préparer les évaluations et les soumissions au comité d’appel d’offres et finaliser les documents d’achat en collaboration, avec le Manager programme Santé et Nutrition en consultation avec le Manager logistique
• Revoir régulièrement la performance du fournisseur et mettre à jour le formulaire d’évaluation du fournisseur
• En consultation avec le responsable hiérarchique, assurer que les plaintes des fournisseurs sont résolues conformément aux politiques et procédures de Concern et aux mécanismes de réponse aux plaintes
• Préparer les bons de commande en fonction des besoins ou des recommandations du comité d’approvisionnement en fonction de la rentabilité et de la qualité et / ou de la disponibilité du produit
• Etre familier avec et appliquer les politiques d’approvisionnement actuelles de Concern
• Assurer que les services et les fournisseurs comprennent les politiques et procédures en partageant les informations au besoin ;
• Recevoir et examiner les factures vérifiant les livraisons réelles par rapport aux commandes d’achat
• Concilier tous les documents de livraison (Note de réception de marchandises (GRN) et les bons de livraison (GDN), factures et les bons de commande pour vérifier la conformité avec les spécifications, puis préparer une demande de paiement pour le paiement avec tous les autres documents pertinents
• S’assurer que les fournisseurs sont payés selon le contrat et selon les procédures de Concern
• Assurer la liaison avec le service des finances pour le paiement du fournisseur, comme demandé et nécessaire

Responsabilité 2 : Registres et rapports

La personne titulaire du poste devra :

• Tenir tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs
• S’assurer de la mise à jour du statut de l’approvisionnement / du rapport de suivi des demandes de fournitures « SR Tracking Sheet » ;
• Produire le rapport mensuel et le soumettre au Manager Programme Santé Nutrition, pour revue et discussion ;
• Établir et maintenir une base de données / liste de fournisseurs potentiels ;
• Scanner et classer tous les dossiers concernant l’achat de biens et services ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les questions liées aux achats par les projets / donateurs

Responsabilité 3 : Coordination & Communication

La personne titulaire du poste devra :

• Maintenir une communication efficace avec tous les départements de Bogandé qui demandent l’approvisionnement en biens et services et s’assurer que leurs besoins sont parfaitement compris
• Informer régulièrement le Manager Programme Santé et Nutrition, de l’état de tous les processus d’achat et des rapports sur l’état des achats (SR tracking)
• Travailler étroitement avec les magasiniers sur les livraisons de marchandises en veillant à ce que les articles soient correctement enregistrés et que les magasins soient bien rangés
• S’assurer que l’inventaire physique est effectué au moins deux fois par an en collaboration avec la finance et conformément aux procédures de Concern Worldwide
• Vérifier le rapport mensuel du stock avant de le partager avec le Manager Programme Santé et Nutrition et le Directeur des Operations
• Assurer un suivi régulier de toutes les livraisons en suspens pour éviter les retards et prodiguer des conseils sur les actions que Concern Worldwide doit prendre concernant les fournitures en retard
• Respecter les politiques et procédures de transport de Concern Worldwide Burkina Faso
• Maintenir des normes éthiques à tout moment concernant les relations avec les fournisseurs
• Toute autre tâche assignée et déléguée par le Manager Programme Santé et Nutrition

Responsabilité 4 : Gestion de Flotte/transport

La personne titulaire du poste devra :

• Gérer la flotte basée à Bogandé conformément aux politiques et procédures de Concern, travailler également en étroite collaboration avec l’équipe logistique national (Ouagadougou) pour la coordination des sorties et la maintenance de la flotte ;
• Coordonner et planifier de manière proactive le mouvement de la flotte (mettre en place un système de coordination et de planification) ;
• Mettre en place un plan d’entretien et un calendrier pour les motos et tenir un registre précis de tous les travaux d’entretien ;
• Etre responsable de la sécurité des clés de la flotte et s’assurer que les staffs du bureau suivent les procédures pour la gestion des clés ;
• Veiller à ce que tous les utilisateurs des motos adhèrent à la politique de transport de Concern Worldwide et aux procédures nationales ;
• Mettre en place un système de contrôle quotidien et de maintenance préventive (si nécessaire) et veiller à ce que les utilisateurs des motos suivent le système de manière cohérente ;
• Surveiller l’utilisation des pièces de rechange lors des services réguliers et des gros travaux d’entretien et s’assurer que la qualité des pièces de rechange est correcte lors de la réparation des véhicules de Concern ;
• Réviser régulièrement les questions relatives à la gestion de la flotte et en rendre compte à la direction, le cas échéant ;
• En cas d’accident, rejoindre rapidement le lieu de l’accident, travailler avec la police de la circulation, informer la compagnie d’assurance et demander à l’utilisateur de moto de fournir un rapport d’incident complet ;
• Etablir le rapport mensuel de carburant ;
• Faire le suivi de la livraison d’eau, des tickets de parking et de péage ;
• Vérifier les fiches de bords et procéder à leur classement

Responsabilité 5 : Administration

La personne titulaire du poste devra :

• Assurer la gestion quotidienne des fournitures du bureau ;
• Contribuer à faciliter l’organisation des ateliers et des sessions de formations, si nécessaire.
• Assurer que les formulaires usuels finance (demande de paiement, demande de float, demande de per diem, etc.) et Admin (demande de congé, etc.) sont imprimés, disponibles et accessibles par l’ensemble du personnel.
• Collecter les demandes validées des congés du personnel de Bogandé et autres informations, et les transmettre au Manager RH pour prise en compte dans les informations salariales.
• Apporter un appui aux processus locaux de recrutement tel que délégué par le Manager RH
• Collecter les données relatives aux dossiers du personnel selon les nécessités, en coordination avec le Manager RH
• Suivre les factures d’eau et d’électricité, et assurer qu’elles sont payées à temps
• Faire le suivi du contrat de bail, collecter et assurer le paiement des factures du loyer, eau, électricité, etc
• Maintenir la liste du personnel et de leurs ayants droits et assurer la mise à jour régulière pour les staffs de Bogandé
• Avec l’appui du Manager RH, assurer la gestion des dossiers disciplinaires

Responsabilité 6 : Entreposage

La personne titulaire du poste devra :

• S’assurer que les politiques et les procédures du manuel de l’entrepôt de Concern sont respectées et appliquées
• S’assurer que l’état de l’entrepôt, la sûreté et la sécurité des stocks sont garantis – fumigations régulières, sécurité de l’entrepôt, gestion des clés, etc
• S’assurer que tous les documents sont à jour à tout moment et qu’ils sont exacts
• S’assurer que deux inventaires des stocks sont effectués chaque fin juin et décembre et soumettre les rapports aux finances

Responsabilité 7 : Sécurité

La personne titulaire du poste devra :

• Soutenir le Directeur des Opérations dans l’application quotidienne du plan de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles standard (SOP) de Concern à Bogandé, en collaboration avec le groupe focal de sécurité (SFG).
• Effectuer toutes les évaluations de sécurité dans les zones d’opération nouvelles ou potentielles avant le déploiement des équipes de programme.
• Veiller à ce que les résidences, les bureaux et les véhicules disposent d’une liste de biens et d’équipements nécessaires en cas d’urgence.
• Aider l’AC à établir des relations/une liste de contacts avec d’autres ONG, clusters et des parties prenantes externes afin de suivre l’évolution de la situation dans la zone et de rendre compte régulièrement à la direction.
• Tous les membres du personnel sont tenus de respecter et de promouvoir les valeurs de Concern, y compris les valeurs d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail, ainsi que les valeurs de Safeguarding.
• Tous les membres du personnel sont tenus de participer et de contribuer, le cas échéant, à l’intervention d’urgence de Concern.

Confidentialité : S’assurer du non-diffusion de toute information quelle qu’elle soit acquise dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, relative aux pratiques et aux affaires de Concern à toute autre personne ou organisation sans autorisation, excepté dans l’exécution normale des tâches ci-dessus.

Equité et Egalité : Faire preuve des attitudes, valeurs et actions qui sont en ligne avec les principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau ainsi que dans les communautés qui favorise le respect envers les autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.

Redevabilité :

– Veiller au respect du code de conduite de Concern et des politiques associées.

– Contribuer et s’assurer que le programme du Burkina Faso respecte ses engagements en matière de responsabilité.

– Veiller à ce que le programme soit conforme aux normes humanitaires fondamentales (CHS) en assurant la communication et le partage d’informations au sein du programme et en encourageant la participation du personnel, des bénéficiaires et des autres parties prenantes à toutes les étapes du cycle du programme.

Politique anti-fraude : La fraude sous ses formes est condamnable et inacceptable pour Concern. Car, lorsqu’il y a fraude la perte n’affecte pas seulement Concern, mais également ses bénéficiaires, les personnes qui vivent dans la pauvreté extrême ainsi que les personnes les plus pauvres parmi les citoyens du monde. Elle peut avoir un impact majeur sur notre réputation, sur la confiance que nous portent les bailleurs et, par conséquent, sur nos bénéficiaires. Concern a pour objectif d’éliminer la fraude de ses activités. Toute indication de fraude fera l’objet d’une enquête rigoureuse et sera traitée de manière stricte et contrôlée.

Qualifications et compétences requises:

• Un diplôme de BAC+2 (BTS/DTS) ou de formation professionnelle en Logistiques/opérations ou disciplines apparentées.
• Expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire requise, de préférence sur le terrain avec les ONG Internationales humanitaires.
• Très bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS Word, Excel, Outlook et utilisation de l’Internet.
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français.
• Connaissance du secteur humanitaire.
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines.
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps.
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité.
• Manifester et maintenir une attitude positive et constructive dans son travail.
• Etre considéré comme digne de confiance, honnête et fiable.
• Etre conscient du fait que sa propre attitude a un impact sur les autres et être capable de s’adapter.
• Etablir des priorités, effectuer leur suivi et gérer les priorités multiples dans des délais serrés lorsque cela s’avère nécessaire.
• Adapter la communication de manière à se montrer sensible et respectueux de la situation, du contexte local et des différents besoins de ses interlocuteurs.

NB : L’employé (e) devra faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail et donner l’exemple d’une éthique positive en matière de safeguarding.

L’employé(e) doit respecter les horaires et les Termes et Conditions d’Engagement de Concern Worldwide pour le personnel national. Il/Elle devra être disponible à tout moment pour répondre à une urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail si demandé.

Cette fiche de poste peut être modifiée en fonction des changements d’activités de Concern Worldwide ou du contexte. Elle pourra être amendée à tout moment après consultation mutuelle, afin de répondre aux exigences des programmes.

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.